Pilottiprojekti julkisissa hankinnoissa. Näin teet pilotoinnista myynnin vipuvoiman

Oivalsin, etten ole aiemmin puhunut tarpeeksi pilotointikokemuksestani, vaikka se on asiantuntijamyynnin ytimessä, erityisesti kun myynti kohdistuu julkiselle sektorille ja hankintalaki ohjaa tekemistä. Hyvin suunniteltu pilotointi ei ole “kokeilkaapa ja kertokaa” -harjoitus, vaan myynnin, tuotekehityksen ja referenssien rakennusohjelma.

Miksi pilottiprojekti on kriittinen vaihe julkisissa hankinnoissa?

Julkinen sektori ostaa hankintalain puitteissa. Se tarkoittaa, että luottamus, läpinäkyvyys ja todennettavat tulokset korostuvat. Pilottiprojekti:

• testaa ratkaisun oikeissa olosuhteissa

• tuottaa mitattavaa näyttöä vaikuttavuudesta

• vähentää riskejä ennen laajempaa käyttöönottoa

• rakentaa referenssit, joita tarjouskilpailuissa kaivataan

Kun pilotointi kytketään hankintaprosessin vaiheisiin, siitä tulee strateginen etulyöntiasema, ei irrallinen kokeilu.

Kaksi yleistä kompastuskiveä

1. Pilotointipaikkoja haetaan liian myöhään. Ne tulisi sopia jo go-to-market -vaiheessa, koska onnistuneet pilotit toimivat referensseinä ja avaavat ovia tarjousvaiheessa.

2. Pilotointia ei oteta riittävän vakavasti. Ilman selkeitä tavoitteita, mittareita ja dokumentointia pilotin arvo jää hyödyntämättä ja tehty työ menee hukkaan.

   
   

Toimiva pilottiprosessi askel askeleelta

1. Tavoite ja mittarit: määritä 2–3 liiketoimintalähtöistä KPI:tä (esim. käsittelyaika -20 %, virheiden väheneminen, käyttäjätyytyväisyys). Sovi nämä tarkasti asiakkaan kanssa.

2. Laajuus ja rajaus: määritä yhdessä asiakkaan kanssa pilotoiva joukko, kokeilun kesto ja käyttötilanteet, jotta data on vertailukelpoista. Ohjaa tarvittaessa asiakasta.

3. Hankintalaki ja läpinäkyvyys: sovitaan roolit, päätöspisteet ja aineiston omistajuus. Dokumentoidaan kaikki molemmin puolin.

4. Käyttäjätestaus ja palautteiden keräys: kerää havaintoja määrällisesti (mittarit) ja laadullisesti (haastattelut).

5. Iterointi ja parannukset: tee kevyet kehityssprintit pilotin aikana mikäli mahdollista ja korjaa mahdolliset puutteet nopeasti.

6. Loppuraportti ja referenssi: kiteytä ongelma, ratkaisu, vaikuttavuusluvut ja suositus laajentamisesta. Pyydä lupa nimettyyn referenssiin.

Tällä mallilla pilotointi keventää kaikkien arkea eikä lisää byrokratiaa: kaikilla on selkeä kuva siitä, mitä tehdään, kuinka kauan ja miksi.

Miten autan pilotoinnissa?

Olen vienyt läpi kymmeniä pilottiprojekteja läpi julkisella puolella. Autan mm. sopivien pilotointikohteiden löytämisessä ja sitouttamisessa, mittarikehyksen rakentamisessa, hankintalain huomioimisessa ja loppuraportoinnissa, joka taas toimii myynnin referenssipakettina. Kun prosessi toimii, pilotointi muuttuu myynnin myllyksi, joka jauhaa koko ajan tulosta.

Jos haluat sparrausta tai tukea omiin pilottiprojekteihin, ota yhteyttä – tehdään pilotoinnista vahvin myyntivalttisi.