Julkiset hankinnat: ryhmittymänä tarjoaminen ja voimavara-alihankinta – mitä ne tarkoittavat pienyrityksille?

Olen käynyt puhumassa pienille yrityksille julkisista hankinnoista, ja yksi yleisimmistä ahaa-elämyksistä liittyy siihen oivallukseen, ettei kilpailutukseen tarvitse mennä yksin. Julkiset hankinnat ovat helpompia kaverin kanssa!

Sekä ryhmittymänä tarjoaminen että muiden yksiköiden voimavaroihin vetoaminen (voimavara-alihankinta) ovat hankintalain sallimia tapoja ylittää kelpoisuuskynnykset ja kasvaa isompiin diileihin. Alla selkokielinen opas, jonka pohjana on Julkisten hankintojen neuvontayksikön ohjeistus ja käytännön tulkinnat.

1) Ryhmittymänä tarjoaminen eli “mennään yhdessä”

• Kaksi tai useampi yritys tarjoaa yhdessä. Tätä kutsutaan usein työyhteenliittymäksi tai ryhmittymäksi. Oikeus osallistua tarjouskilpailuihin ryhmittymänä perustuu lakiin, joten sitä ei voida kieltää.

• Milloin on järkevää: Kun hankinta on laaja tai vaatii monialaista osaamista ja/ tai resursseja. Pienet yritykset pääsevät yhdessä isompiin kilpailutuksiin.

• Miten kelpoisuuehdot täyttyvät: Pääsääntöisesti ryhmittymä saa täyttää soveltuvuusvaatimukset yhdessä, ellei tarjouspyynnössä vaadita, että jokainen jäsen täyttää jonkin kriteerin erikseen (esim. liikevaihdon suhteen).

• Ryhmittymän jäsenet vastaavat sopimuksesta yhteisvastuullisesti. Ostaja voi nojata keneen tahansa ryhmittymän jäseneen sopimuskaudella.

• Hankintayksikkö ei saa vaatia ryhmittymältä tiettyä oikeudellista muotoa tarjoamishetkellä, mutta sopimuskaudelle voidaan edellyttää esim. osakeyhtiömuotoa.

• EU-hankinnoissa kaikkien ryhmittymän jäsenten on toimitettava oma ESPD-lomake ja heidät on nimettävä jo osallistumisvaiheessa. Ryhmittymän jäsenten on myös tosiasiallisesti osallistuttava toteutukseen.

• Huomaa, että jos jonkun jäsenen soveltuvuus on dokumentoimatta, ryhmittymä voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta (esim. MAO:66/23).

  
  

Ryhmittymässä voidaan siis yhdistää referenssejä, osaamista ja resursseja.

2) Voimavara-alihankinta eli “lainataan kelpoisuutta”

• Osallistut tarjoajana yksin, mutta vetoat toisen yrityksen taloudellisiin tai teknisiin voimavaroihin (liikevaihto, referenssit, sertit, avainhenkilöiden pätevyys) täyttääksesi kelpoisuusvaatimukset.

• Ehtona on, että voimavara-alihankkijan on tosiasiallisesti osallistuttava hankinnan toteutukseen siltä osin, mihin sen voimavaroihin vetoat (KHO:2019:144).

• EU-hankinnoissa voimavara-alihankkija nimetään ja toimittaa oman ESPD:n.

• Jos voimavara-alihankkijaa koskee pakollinen poissulku tai hän ei täytä vaatimuksia, hankintayksikkö voi vaatia korvaamaan toimijan.

• Jos tukeudut tarjouksessa jonkun taloudellisiin voimavaroihin, hankintayksikkö voi edellyttää yhteisvastuuta sopimuksen toteuttamisesta.

  
  

Pieni yritys saa siis “lainattua” referenssejä tai liikevaihtoa ja pääsee kilpailutukseen mukaan, vaikka yksin vaatimukset eivät vielä riittäisi.

Ryhmittymä vai voimavara-alihankinta? Miten valita kumpaa käyttää?

• Tarve jakaa vastuu tasaisesti ja näkyä asiakkaalle “yhtenä tiiminä” → Ryhmittymä

• Halu säilyttää yhden tarjoajan malli ja täydentää vain kelpoisuutta → Voimavara-alihankinta

• Hinnoittelu ja laskutus: Ryhmittymässä saatetaan sopia yhteisestä pääedustajasta tai laskutusmallista. Voimavara-alihankinnassa tarjoaja laskuttaa, alihankkija laskuttaa tarjoajaa.

• Juridinen vastuu: Ryhmittymä = yhteisvastuu. Voimavara-alihankinta = tarjoaja päävastuussa, mutta tilaaja voi vaatia yhteisvastuuta taloudellisessa tukeutumisessa.

  
  

Pienyrityksen toimintamalli:

1. Lue kelpoisuusvaatimukset “yhteistoteutuksen silmälaseilla”: voiko vaatimukset täyttää yhdessä jonkun toisen yrityksen kanssa?

2. Tee kartoitus kumppaneista: referenssit, liikevaihto, sertit, avainhenkilöt. Huomaa, että kumppani voi löytyä myös kilpailijoistasi.

3. Valitse malli: ryhmittymä vai voimavara-alihankinta – miten hinnoittelu, roolit, vastuut?

4. Dokumentoi oikein: nimet, ESPD:t, sitoumukset. Varmista, että voimavara-osuudet toteutuvat käytännössä.

5. Viesti tilaajalle selkeästi: kuka tekee mitä, millä resurssilla ja miten varmistatte laadun.

Haluatko oppia lisää ja ottaa mallit käytäntöön?

Pidän pienyrittäjille suunnattuja hankintakoulutuksia, joissa käymme läpi ryhmittymänä tarjoamisen ja voimavara-alihankinnan step-by-step. Rakennamme valmiit pohjat (ESPD, roolikuvaukset, sitoumukset) ja harjoittelemme “oikeilla” Hilma-keisseillä. Varaa 30 min maksuton sparraus ja katsotaan, millä mallilla pääset mukaan seuraavaan kilpailutukseen.

Lähteet:

• Hankinnat.fi: Tarjouskilpailuun osallistuminen ryhmittymänä ja muiden yksiköiden voimavarojen käyttö