Asia, joka tuntuu äkkiä epäloogiselta. Jos yritys osaa asiansa, asiakkaat ovat tyytyväisiä, palvelu toimii ja toimitukset hoidetaan laadukkaasti, miksi se ei näkyisi myös tarjouksessa?
Julkisten hankintojen ostajaosapuoli eli tarjouksen arvioija ei voi pisteyttää sitä, mitä hän arvelee yrityksen osaavan. Lisäpisteitä ei voi antaa hyvästä maineesta – referensseistä toki voi – , puutteellisia vastauksia ei voi täydentää omilla tulkinnoilla eikä aikaisemmilla kokemuksilla.
Julkisissa hankinnoissa arvioidaan sitä, mitä tarjouksessa lukee ja tähän moni hyvä yritys kompastuu.
Jätän tässä tekstissä sivuun selkeät tekniset virheet. Tarkoitan esimerkiksi pakollisten kriteerien mokaamista, väärien liitteiden lähettämistä, myöhästymistä, puutteita tai sitä, että tarjous ei täytä tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia. Ne ovat oma lukunsa, ja ne kaatavat tarjouksen saman tien.
Joskus tarjous on teknisesti oikeanlaisena mukana kilpailussa, eikä se silti pärjää. Silloin ongelma ei välttämättä ole siinä, etteikö yritys olisi hyvä vaan ongelma voi olla siinä, ettei yrityksen osaaminen näy tarjouksessa ostajan arviointikriteerien mukaisesti.
Yritys voi siis olla erinomainen toimittaja, mutta jos tarjous on ylimalkainen, sekava tai väärin painotettu, arvioijan on vaikea antaa siitä hyviä pisteitä. Ei siksi, että arvioija olisi ilkeä tai ostaja ei ymmärtäisi yrityksen arvoa vaan siksi, että pisteitä annetaan niiden tietojen perusteella, jotka tarjouspyynnössä on kysytty ja tarjouksessa on annettu.
Tarjouksen lukija ei osaa lukea ajatuksia mikä kuulostaa tietysti itsestään selvältä, mutta kiireessä se unohtuu yllättävän usein: Tarjousta kirjoittava ihminen tietää yleensä paljon enemmän kuin mitä hän kirjoittaa. Hän tuntee yrityksen toimintatavat, tietää, miten projektit etenevät, ketkä ihmiset osallistuvat, miten riskejä hallitaan, miten asiakasta pidetään ajan tasalla ja miten ongelmat ratkaistaan.
Jos tarjouspyynnössä pyydetään projektisuunnitelmaa ja siihen vastataan muutamalla yleisellä kappaleella, tarjoaja voi omassa mielessään ajatella paljon enemmän kuin paperilla lukee “Näin me aina toimimme.” Erityisesti jos kysymyksessä on olemassa oleva asiakkuus niin helposti tulee mieleen, että kyllähän he meidät tuntevat eikä tarvitse niin tarkasti selittää.
Kylläpä tarvitsee.
Jos arvioinnin kohteena on esim. projektisuunnitelma niin sen pitää olla niin konkreettinen, että lukija ymmärtää, miten työ oikeasti toteutetaan. Ylimalkainen vastaus voi tuntua kirjoittajasta riittävältä, koska hän tietää taustalla olevan osaamisen. Arvioijalle se voi kuitenkin näyttää siltä, että toteutusta ei ole mietitty kunnolla.
Tässä kohtaa menetetään arviointipisteitä aivan turhaan.
Toinen tarjousten laatua heikentävä asia on kiireessä tehty kokoon kursiminen.
Tähän on helppo syyllistyä arjen kiireessä.
Tarjousta lähdetään tekemään vähän liian myöhään. Aikataulu on tiukka. Materiaaleja kaivetaan vanhoista tarjouksista, esityksistä, verkkosivuilta, referenssidokumenteista ja ehkä vielä tekoälyn avustuksella tuotetuista tekstipätkistä. Sitten kaikki kursitaan kasaan, muokataan vähän otsikoita ja toivotaan, että kokonaisuus toimii.
Tässä on vaaranpaikka.
Vanhojen pohjien käyttäminen ei tietenkään ole itsessään väärin. Päinvastoin, kerran tehty hyvä pohjatyö voi säästää tulevaisuudessa aikaa ja parantaa sitä kautta tarjousten laatua. Mutta vanhaa tekstiä ei saisi liittää uuteen tarjoukseen huolimattomasti, koska jokainen kilpailutus on oma kokonaisuutensa. Jokaisella tarjouspyynnöllä on omat kriteerinsä, painotuksensa ja sanavalintansa.
Pahimmillaan tarjouksessa viitataan väärään asiakkaaseen, palveluun tai vanhaan toimintamalliin. Mutta vaikka virhe ei olisi näin räikeä, teksti voi silti jäädä turhan geneeriseksi eikä osu juuri kyseiseen hankintaan. Se ei tee arvioijan työtä helpoksi.
Tekoäly nopeuttaa kirjoittamista, mutta se ei saa korvata ajattelua. Jos tekoälyllä tuotettua tekstiä käytetään huolimattomasti, lopputulos saattaa jäädä liian yleiseksi ja on liian kaukana tarjouspyynnön konkretiasta.
Hyvä tarjous syntyy siitä, että joku on oikeasti lukenut tarjouspyynnön, ymmärtänyt arvioinnin logiikan ja rakentanut vastaukset niiden mukaan.
Kolmas iso kompastuskivi liittyy referensseihin.
Referenssit ovat vaikea kohta. Ei siksi, etteikö yrityksellä olisi kokemusta, vaan siksi, että referenssejä ei ole koottu ja ylläpidetty hankintojen näkökulmasta tai yksinkertaisesti siksi, että asiakas pyytää referenssejä juuri yli sen mitä meillä olisi helposti tarjota.
Tarjouspyynnöissä kuitenkin aina vaaditaan referenssejä ja sitten alkaakin kiireinen kaivaminen: Mitä projekteja meillä oli? Milloin tehtiin? Mikä oli sopimuksen arvo? Kuka oli asiakas? Saako asiakkaan nimen mainita? Löytyykö vastuuhenkilön tiedot, kuka kysyy? Onko tämä tarpeeksi hyvä?
Jos referenssejä aletaan selvitellä vasta tarjouksen vastausajan sisällä, ollaan usein hankalassa paikassa.
Referenssien pitäisi olla yrityksessä myynnin perusinfrastruktuuria: ajan tasalla, helposti löydettävissä ja kuvattu niin, että niistä näkee nopeasti, mihin kilpailutuksiin ne sopivat. Hyvä referenssi ei ole vain asiakkaan nimi ja lyhyt kuvaus tehdystä työstä. Hyvä referenssi kertoo, mitä tehtiin, kenelle, milloin ja missä laajuudessa.
Jos referenssit raavitaan kokoon viime hetkillä, ne saattavat juuri ja juuri alittaa riman eli eivät riitä tai täyttävät vaatimukset juuri ja juuri paperilla, mikä tietysti pitäisi riittää, mutta eivät vakuuta.
Referenssien kanssa moni yritys ei myöskään tiedä kaikkia mahdollisuuksiaan.
Soveltuvuusvaatimusten täyttämisessä voidaan käyttää voimavara-alihankintaa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tarjoaja voi tukeutua toisen toimijan voimavaroihin, kuten kokemukseen tai osaamiseen, jos hankinnan ehdot ja järjestelyt sen mahdollistavat. Eli jos muuten on jäämässä kilpailutuksesta ulos referenssivaatimusten takia niin voi liittoutua sellaisen yrityksen kanssa, jolla on tarjota vaaditut tiedot. En tarkoita, että tätä voi käyttää noin vain vaan sopimukset pitää olla kunnossa ja tarjouspyynnön ehdot pitää täyttää tarkasti. Mutta on hyvä tietää, että tämmöinenkin mahdollisuus on olemassa.
Referensseihin liittyy myös laajempi ongelma, josta tulee oma blogiteksti myöhemmin, mutta sivutaan sitä tässä pikaisesti.
Yhä edelleen näkee tarjouspyyntöjä, joissa referenssien pitää olla vain julkiselle sektorille tehdyistä toimituksista ja B2B-toimitukset eivät kelpaa. Joskus tälle tietysti on perusteltu syy, mutta joskuspa saattaa herätä kysymys, miksi vastaavaa yksityiselle sektorille tehtyä toimitusta ei hyväksytä?
Jos yritys on toimittanut samanlaisen ratkaisun vaativalle yksityisen sektorin asiakkaalle, miksi se ei kelpaisi myös julkiselle sektorille? Tällaiset vaatimukset aivan taatusti rajaavat uusia tarjoajia ulos ja suosiat vanhoja tuttuja toimijoita, vaikka markkinassa olisi muitakin päteviä vaihtoehtoja. Mutta tästä lisää myöhemmin.
Autan asiantuntijayrityksiä menestymään myynnissä niin B2B-asiakkaille kuin julkiselle sektorille. Jos haluat lisää myyntiä ja kehittää myyntiprosessiasi niin ota yhteyttä suoraan puhelimella, sähköpostilla tai yhteydenottolomakkeen kautta ja jutellaan!