Mieleeni on jäänyt yksi hyvä neuvo kouluajoilta – hyvä että edes yksi- enkä ole enää täysin varma, oliko se lukion biologian opettajani vai joku muu, mutta ajatus on jäänyt mieleen: Jos essee-kysymyksessä kysytään hevosista, et saa lisäpisteitä siitä, että kerrot sinänsä kiinnostavia lisätietoja lehmistä.
Tämä on erittäin hyvä neuvo myös julkisiin hankintoihin. Kun tarjouspyynnössä kysytään tiettyä asiaa, siihen pitää vastata. Ei vierestä eikä sinne päin. Ei laajasti kaikkea mahdollista yrityksen osaamisesta, vaan vain siihen asiaan, mitä kysyttiin.
Kuulostaa simppeliltä, mutta käytännössä tässä mennään yllättävän usein pieleen, nimittäin moni yritys innostuu myymään vasta tarjousta tehdessään.
Tarjoukseen kirjoitetaan, miten kokenut yritys on, miten laadukkaasti se toimii, miten asiakaslähtöistä tekeminen on, miten paljon osaamista talosta löytyy ja miten hienoja ratkaisuja asiakkaalle voitaisiin tarjota, mutta julkisessa hankinnassa ratkaiseva kysymys ei ole, kuulostaako yritys hyvältä vaan vastaako tarjous siihen, mitä tarjouspyynnössä kysytään ja mistä pisteitä annetaan.
Siinä on tosi iso ero: Myyntiesitteen tehtävä on herättää kiinnostusta. Tarjouksen tehtävä on vastata arviointikriteereihin.
Julkisiin hankintoihin tarjoukset tehdään hyvin rakenteisesti. Paljon on rasti ruutuun -tyyppisiä kohtia, valmiita vastauskenttiä ja lisäksi liitetiedostoja. Yleensä myös liitteille annetaan valmis pohja tai ainakin hyvin tarkka ohjeistus siitä, mitä niissä pitää kuvata.
Tämä ei ole sattumaa eikä ole tarkoitettu tarjoajan kiusaksi.
Rakenteisuus auttaa ja helpottaa ostajaa tarjousten vertailussa. Jos jokainen tarjoaja vastaisi kysymyksiin täysin vapaamuotoisesti, arviointi olisi mahdotonta, koska arvioijan pitäisi yrittää etsiä eri muotoisista ja eri tavalla jäsennellyistä teksteistä ne asiat, joiden perusteella pisteet voidaan antaa.
Sen takia tarjouspyynnöissä pyritään ohjaamaan tai ohjataankin vastaamista vahvasti. Ostaja kertoo, mitä pitää kuvata, missä muodossa ja millä laajuudella. Esimerkiksi joskus liitteelle on annettu valmis otsikkorakenne.
Tällöin tarjoajan tehtävä ei ole keksiä omaa rakennetta ja kirjoittaa vaikuttavaa yleisesitystä vaan tarjoajan tehtävä on tehdä arvioijan työ mahdollisimman helpoksi ja tämä on mielestäni yksi tärkeimmistä ajatuksista tarjouksen tekemisessä.
Hyvä tarjous ei pakota arvioijaa arvailemaan eikä arvioija voikaan arvailla. Hyvä tarjous vastaa kysymyksiin selkeästi, täsmällisesti ja arviointikriteerien mukaisesti.Jos pisteitä annetaan toteutussuunnitelmasta, tarjous näyttää toteutussuunnitelman.
Esimerkiksi, jos pisteitä annetaan riskienhallinnasta, tarjous kuvaa riskit ja sen, miten niitä hallitaan. eikä niin, että yritys kertoo olevansa kokenut ja luotettava toimija, joka hoitaa asiat laadukkaasti. Se ei riitä, koska arvioija ei pisteytä tunnetta. Arvioinnissa pisteytetään tarjouksessa annettuja vastauksia suhteessa tarjouspyyntöön.
Asiakaslähtöinen tarjous lähtee tarjouspyynnöstä ja seuraa annettua rakennetta. Tarjous vastaa pyydettyihin asioihin siinä järjestyksessä, jossa ne on pyydetty ja tekee näkyväksi ne asiat, joista pisteitä voi saada. Tarjouksesta jätetään pois turhan ylimääräinen, vaikka se tuntuisi yrityksestä kiinnostavalta ja houkuttelevalta lisältä.
Voipi olla vaikea paikka, olen huomannut.
Yrityksellä on yleensä vahva halu kertoa lisäominaisuuksista, erinomaisista toimintamalleista ja niin edelleen. Ymmärrän tämän hyvin, kun kilpailutus on tärkeä, tekee mieli varmistaa, että arvioija varmasti näkee koko osaamisen, mutta julkisissa hankinnoissa ylimääräinen tieto ei välttämättä auta vaan se jopa vaikeuttaa arviointia.
Kun tarjous täytetään asioista, joita ei kysytty, olennainen saattaa hukkua sekä kirjoittajalta että lukijalta. Jos vastaukset eivät ole selkeitä, pisteitä ei voi antaa vain siksi, että jossain kohtaa tekstiä ehkä viitataan oikeaan asiaan. Tarjouksen pitää olla aina niin selkeä, että lukijan on helppo se pisteyttää.
Tämän takia suosittelen aina lukemaan tarjousdokumentit ennen lähettämistä arvioijan näkökulmasta
- Löytyykö tästä vastaukset kaikkiin kysyttyihin asioihin?
- Onko jokainen vastaus riittävän konkreettinen?
- Näkyykö tekstissä, mistä pisteitä pitäisi antaa?
- Onko mukana jotain sellaista, mikä ei liity tähän tarjouspyyntöön?
- Olemmeko käyttäneet samoja sanoja kuin ostaja vai omaa terminologiaamme?
- Joutuuko arvioija päättelemään jotain?
Tarjouksen kirjoittaminen vaatii tarkkuutta, kurinalaisuutta ja kykyä jättää pois asioita, jotka eivät auta pisteytyksessä. Se vaatii sitä, että luovutaan hetkeksi yrityksen omasta näkökulmasta ja asetutaan arvioijan asemaan.
Markkinoille tulleisiin tekoälypohjaisiin tarjousautomaatteihin suhtautuisin kriittisesti, ja ainakin tarkastaisin niiden tuottamat tarjoukset huolellisesti ennen lähettämistä. Vastuu tarjouksen sisällöstä, oikeellisuudesta ja tarjouspyynnön vaatimusten täyttymisestä on aina tarjoajalla.
Tarjouksen ei tarvitse olla kuiva tai persoonaton vaikka useinhan ne ovat sitä. Hyvä tarjous voi olla sujuva, vakuuttava ja hyvin kirjoitettu ja sen vakuuttavuus syntyy siitä, että se vastaa täsmällisesti ostajan tarpeeseen ja arviointikriteereihin.
Jos pitäisi tiivistää tämä yhteen ajatukseen, se on tämä:
Tarjouksen tehtävä ei ole saada arvioijaa ihailemaan yritystäsi. Tarjouksen tehtävä on tehdä pisteiden antamisesta mahdollisimman helppoa. Eli kun kysytään hevosista niin älä kerro lisäksi myös lehmistä.
Kun seuraavan kerran teette tarjousta julkiseen hankintaan, kokeile tätä ennen lähettämistä: Anna tarjous luettavaksi henkilölle, joka ei ole ollut mukana kirjoittamassa sitä. Pyydä häntä lukemaan tarjouspyynnön arviointikriteerit ja sen jälkeen katsomaan, löytyykö tarjouksesta selkeät vastaukset jokaiseen arvioitavaan kohtaan.
Julkisissa hankinnoissa ei suinkaan aina voita paras yritys vaan se, joka täyttää vaatimukset, ymmärtää pisteytyksen ja osaa näyttää oman osaamisensa juuri siinä muodossa, jossa ostaja voi sen arvioida ja tietysti osaa hinnoitella oikein.