Olen kuullut ainakin sata kertaa lauseen, että julkisiin hankintoihin ei kannata osallistua, koska tarjouspyynnöt on kuitenkin speksattu valmiiksi tietyille yrityksille.
Totta kai ymmärrän hyvin, miksi moni ajattelee näin. Julkisiin kilpailutuksiin osallistuminen saattaa tuntua turhauttavalta, jos yrittää ja yrittää ja silti jää karvan verran alle valintarajan. Tarjouksien tekeminen on työlästä ja vie aikaa: tarvitaan liitteitä, referenssejä, kuvauksia, hinnoittelua, vastuuhenkilöitä, aikatauluja ja tarkkaa vastaamista jokaiseen kohtaan. Sitten lopputuloksena voi olla kylmä excel, että kiitos mutta ei kiitos, pisteet ei riitä.
Kun tämä tapahtuu kerran, se harmittaa. Sitten kun se on tapahtunut monta kertaa niin alkaa helposti syntyä ajatuksia kuten “Ei näihin kannata lähteä mukaan” tai “Nämä on päätetty jo etukäteen.”
En lähde tässä blogitekstissä ottamaan kantaa siihen, onko jokin yksittäinen tarjouspyyntö laadittu liian kapeasti tai onko julkisten hankintojen puolella kehitettävää. Totta kai kehitettävää löytyy. Sitä löytyy kaikkialta, koska ihmiset tässäkin (vielä ainakin toistaiseksi) tekevät päätöksiä, tulkitsevat sääntöjä, hallitsevat riskejä ja yrittävät saada monimutkaisia asioita maaliin.
Jos tavoitteena on saada myyntiä julkiselta sektorilta mahdollisimman nopeasti, en käyttäisi ensimmäisenä energiaa siihen, että odotan hankintakäytäntöjen ja lakien muuttuvan, koska nyt vaan on niin, että asiat muuttuvat hitaasti. Lait, sääntely, organisaatioiden sisäiset ohjeet ja totutut toimintatavat eivät muutu siksi, että yksittäinen myyjä tai yrittäjä toivoisi niiden muuttuvan.
Pitäisikin kysyä mieluummin näin: Miten sinä voit myydä fiksummin tässä nykyisessä toimintaympäristössä? Et voi nopeasti muuttaa julkisen sektorin hankintalakia, -järjestelmiä, -käytäntöjä jne jne jne. Voit muuttaa vain omaa toimintaasi.
Jos yrityksesi aktivoituu julkiseen hankintaan vasta siinä vaiheessa, kun tarjouspyyntö on julkaistu Hilmassa, olette auttamattomasti myöhässä. Tämä on suoraan sanottu, mutta sanon sen siksi, että se on oikeasti tärkeää.
Sanon vielä selvyyden vuoksi: Julkiselle sektorille myyminen ei ala tarjouspyynnön julkaisusta. Tarjouspyyntö on vain yksi näkyvä vaihe paljon pidemmässä prosessissa, joka on saattanut käynnistyä jopa vuotta paria ennen tarjouspyynnön julkaisua.
Ennen kuin tarjouspyyntö julkaistaan, on tapahtunut monta vaihetta pitkän ajan kuluessa: Organisaatiossa on tunnistettu tarve/ huomattu hankintakauden loppuvan. On keskusteltu ja päätetty budjetista. On pohdittu, mitä ollaan hankkimassa ja miksi, ja mitä vaatimuksia palvelulle, tuotteelle tai ratkaisulle asetetaan. On saatettu kartoittaa markkinaa ja keskustella eri toimijoiden kanssa. Lopputuloksena on muodostunut käsitys siitä, millainen ratkaisu tarvitaan ja voisi olla järkevä.
****
Jos sinä kuulet hankinnasta ensimmäisen kerran vasta silloin, kun tarjouspyyntö tulee julkiseksi, pääset mukaan vasta siinä vaiheessa, kun kaikki asiat on jo päätetty. Siinä tilanteessa tarjouksen tekeminen on pelkkää reagoimista ja pelaat toisten laatimilla säännöillä: Luetaan tarjouspyyntöä. Tarkistetaan, täytetäänkö ehdot. Yritetään sovittaa oma ratkaisu annettuihin raameihin. Lasketaan hikipäässä hintaa. Kirjoitetaan vastauksia. Liitetään liitteet. Toivotaan, että pisteet tulisi ja että ne riittävät.
Tämähän ei ole täysin väärin. Näinkin voi joskus voittaa ja kuten prologissa sanoinkin, niin julkisissa hankinnoissa todella voi voittaa myös sattumalta. Tosin jos tämä on yrityksesi koko julkisen sektorin myynnin malli niin se on aika kapea malli missä sattuma näyttelee liian suurta roolia.
Minun kokemukseni mukaan moni yritys suhtautuu julkisiin hankintoihin liian teknisesti. Ajatellaan, että kyse on tarjouspyyntöjen seuraamisesta ja tarjousten kirjoittamisesta. Toki niitäkin tarvitaan, mutta myyntityötä tarvitaan ja se alkaa paljon aikaisemmin.
Nyt tärkeä lause: Jos haluat myydä julkiselle sektorille, sinun pitää olla asiakkaan ajatuksissa ennen kilpailutusta.
Tämä ei tarkoita sääntöjen kiertämistä, manipuloimista, epäasiallista vaikuttamista tai että yritetään saada hankinta näyttämään omalta ratkaisulta vaan se tarkoittaa aivan tavallista hyvää myyntityötä: Tunnistat kenelle voisit olla hyödyksi, ymmärrät millaisia tavoitteita julkisen sektorin organisaatioilla on, seuraat, milloin nykyiset sopimukset päättyvät, käyt keskusteluja ja osallistut markkinavuoropuheluihin, tuot asiakkaalle näkemyksiä ja vaihtoehtoja ja niin edelleen.
Tässä kohtaa moni yritys jättää valtavasti mahdollisuuksia käyttämättä.
****
Kun joku sanoo, että tarjouspyyntö oli speksattu kilpailijalle, pysähtyisin kyllä miettimään myös tätä vaihtoehtoa: Entä jos kilpailija olikin tehnyt myyntityötä ja tutustunut asiakkaan tarpeisiin jo silloin, kun teidän firma ei vielä ollut liikkeellä tai edes ajatellut asiaa?
Eihän tämä tietenkään tarkoita, että kaikki olisi aina reilua tai helppoa. Julkiset hankinnat voivat olla vaikeita, hitaita, niissä voi olla raskaita vaatimuksia tai joskus tarjouspyynnöt voivat tuntua sellaisilta, että omaa ratkaisua on vaikea saada niihin sopimaan, mutta juuri siksi myynti kannattaa aloittaa ajoissa.
Jos haluat oikeasti kasvattaa mahdollisuuksiasi julkisella sektorilla, peliliikkeet pitää aloittaa hyvissä ajoin. Usein puhutaan vähintään vuodesta tai kahdesta ennen seuraavaa hankintakautta. Tiedän toki, että tämä voi kuulostaa pitkältä ajalta. Moni yrittäjä ja myyntijohtaja haluaisi tietenkin tuloksia nopeammin ja ymmärrän senkin täysin, mutta julkisen sektorin myynnissä aikajänne ja myyntisyklit ovat pidempiä kuin mihin yritysmaailmassa on totuttu.
Se tosin ei tarkoita, että mitään ei voi tehdä nyt vaan päinvastoin. Juuri nyt voi aloittaa työskentelemään parantaaksesi yrityksesi asemia seuraavassa kilpailutuksessa. Voit esimerkiksi
· selvittää, mitkä julkiset organisaatiot voisivat hyötyä osaamisestasi
· katsoa, millaisia hankintoja ne ovat aiemmin tehneet
· tutkia, milloin sopimuskaudet päättyvät
· miettiä, ketkä organisaatiossa vaikuttavat tarpeen määrittelyyn
· rakentaa keskustelunavauksia, jotka eivät ole tyrkyttäviä vaan hyödyllisiä
· miettiä, millä tavalla autat asiakasta tekemään parempia päätöksiä.
Ennen kaikkea voit lopettaa sen ajattelun, että julkisen sektorin myynti alkaa Hilmasta. Hilma on super-tärkeä kanava, mutta jos se on ensimmäinen kosketuspisteesi hankintaan, olet mukana vasta loppukarkeloissa. Myynnissä tämä on aika tuttu ilmiö myös yksityisellä sektorilla. Harva meistä ajattelee, että paras hetki aloittaa asiakassuhteen rakentaminen on silloin, kun asiakas on jo pyytänyt tarjoukset kolmelta kilpailijalta ja päätöskriteerit on lyöty lukkoon. Miksi ajattelisimme näin julkisen sektorin tarjouspyynnöistä?
Julkisella sektorilla pelisäännöt ovat erilaiset, mutta ihmiset sielläkin ostavat ja tekevät päätöksiä (ainakin toistaiseksi).
Ihmiset haluavat tehdä järkeviä päätöksiä, vähentää riskejä ja välttää virheitä. He haluavat ymmärtää, mitä ovat ostamassa ja haluavat onnistua työssään. He haluavat tehdä ratkaisuja, jotka kestävät tarkastelua myös jälkikäteen. Jos yrityksesi pystyy auttamaan tässä jo ennen kilpailutusta, olet paljon paremmassa asemassa kuin silloin, jos ilmestyt paikalle vasta tarjousten kirjoitusajan alettua.
Siksi kysynkin, mieti tarkkaan: Milloin teillä oikeasti alkaa myynti julkisen sektorin myynti? Alkaako se silloin, kun hankintavahti hälyttää osuvasta tarjouspyynnön Hilmassa vai alkaako se silloin, kun tunnistatte kiinnostavan asiakkaan, ymmärrätte hänen toimintaympäristöään ja alatte rakentaa suhdetta hyvissä ajoin ennen seuraavaa hankintaa? Tässä on muuten megaluokan ero, koska ensimmäisessä mallissa olet reagoija kun taas toisessa mallissa rakennat kumppanuutta.
Jos haluat pohtia, miten teidän yrityksenne voisi valmistautua julkisiin hankintoihin aikaisemmin ja myydä julkiselle sektorille suunnitelmallisemmin, varaa maksuton sparrausaika tai tutustu valmiiseen koulutuskokonaisuuteen tästä https://www.myyntikoulutukset.fi/kuinka-myydaan-julkiselle-sektorille/
Mietitään yhdessä, mitä teidän kannattaisi tehdä ennen seuraavaa kilpailutusta!