Ai että kun Hilmasta (www.hankintailmoitukset.fi ) löytyy juuri omalle yritykselle sopiva tarjouspyyntö.
Tässä se nyt olisi: Hankinta, johon olisi osaamista, juuri yrityksesi tuottama palvelu tai tuote, ja vieläpä asiakkaalta, jota olette ehkä seuranneet jo pidempään.
Jos olet ollut kaukaa viisas niin tarjouspyynnön julkaisu ei tule yllätyksenä. Olet ehkä seurannut sopimuskausia, osallistunut markkinavuoropuheluun, rakentanut asiantuntijanäkyvyyttä ja tiennyt, että kilpailutus on tulossa.
Mutta aika usein tarjouspyynnöillä on tapana yllättää. Pyyntöä aletaan tietysti heti lukea, jotkut tekoälyn avustamana, toiset suurennuslasin, mutta kummatkin yhtä pieteetillä. Kaikki vaikuttaa hyvältä, mutta sitten vastaan tulee kohta tai jopa kohtia, joista ei saa kunnolla selvää.
Jokin vaatimus näyttää epäloogiselta tai jossain kohdassa käytetään termiä, jota ei ole määritelty. Pisteytys ei tunnu vastaavan pyydettyä kuvausta. Referenssivaatimus saattaa jättää tulkinnanvaraa. Hinnoittelulomakkeessa on kohta, jonka jokainen lukija ymmärtää eri tavalla.
Tässä kohtaa saattaa alkaa melkoinen spekulointi: Mitäköhän ne tällä tarkoittavat tai mitä tähän pitäisi oikein vastata?
Sen sijaan, että alkaisi olettaa asioita tai käyttää paljon energiaa erilaisten vastausvaihtoehtojen hahmotteluun niin kannattaa pysähtyä ja hengitellä heti.
Jos tarjouspyynnössä on mielestäsi epäselvä kohta, älä yritä arvata mitä sillä tarkoitetaan vaan kysy. Kysymyksille on varattu omaa tilaa ja aikaa. Käytä se hyväksi!
Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä kysymysten esittämisen mahdollisuus jää yllättävän usein käyttämättä. Minulle on tullut vähän yllätyksenäkin, että ennemmin heitetään koko tarjouspyyntö nurkkaan kuin lähetetään hankintayksikölle muutama selventävä kysymys.
Syitä voi tietysti olla monia:
Yksi ja lienee yleisin syy on se, että tarjouspyyntö löydetään ja sitä aletaan työstämään liian myöhään. Dokumentteja käsitellään vasta siinä vaiheessa, kun kysymysten esittämisen määräaika on jo mennyt umpeen ja silloin ollaankin jo hankalassa tilanteessa. Epäselvyydet jäävät epäselvyyksiksi, ja tarjousta tehdään arvailujen varassa.
Toinen syy on välinpitämättömyys tai ennemminkin turhautuminen. Ajatellaan, että ei kannata kysyä, koska hankinta on kuitenkin jo pedattu jollekin tietylle toimijalle. Tätä asennetta kuulee paljon. Ymmärrän, mistä se kumpuaa, mutta se ei auta yritystäsi tekemään parempaa tarjousta.
Kolmas syy voi olla pelko. Ei haluta vaikuttaa tyhmältä eikä haluta paljastaa, että jokin kohta ei ole selvä. Eikä myöskään haluta käyttää aikaa kysymysten muotoiluun, kun tarjouksen tekemisellä on muutenkin kiire. Olisi hyvä muistaa, että jos jokin asia on sinulle epäselvä, se on usein epäselvä muillekin.
Jos epäselvä kohta vaikuttaa tarjouksen sisältöön, hintaan, laatuun, kelpoisuuteen tai pisteytykseen, kysymättömyys voi tulla kalliiksi. Samoin, jos tarjous on mennyt pieleen omien tulkintojen takia, sitä ei yksinkertaisesti pysty enää korjaamaan enää tarjousten jättöajan jälkeen.
Julkisissa hankinnoissa tarjouspyynnön kysymysvaihe on tarjoajalle suorastaan elintärkeä mahdollisuus. Kysymyksen esittäjän nimeä tai yritystä ei julkaista. Hankintayksikkö on velvollinen vastaamaan ajoissa esitettyihin kysymyksiin ja antamaan vastaukset yhtä aikaa (aika on ilmoitettu etukäteen) kaikille tarjoajille avoimesti, jotta tasapuolisuus säilyy.
Kysymyksiä esittämällä autat samalla sekä itseäsi että muita tarjoajia. Hyvät kysymykset voivat paljastaa epäselviä tai tulkinnanvaraisia sanamuotoja tai vaikkapa kohtia, jossa hankintayksikön tarkoitus ei välity lukijalle. Kysymysten tarkoitus on saada ostajaa tarkentamaan tekstiään siten, että kaikki tarjoajat ymmärtävät asiat samalla tavalla.
Totta kai kysymykset voivat joskus tuntua pieniltä ja suoraan sanottuna saivartelulta. Pienetkin epäselvyydet voivat vaikuttaa lopputulokseen tosi paljon ja johtaa jopa tarjousten hylkäämiseen, joten minusta pieninkin epävarmuus kannattaa tuoda esille ajoissa. Tietysti voidaan myös kysyä onko tässä mitään järkeä? Me emme ole näitä sääntöjä laatineet, mutta meidän odotetaan toimivan tiukasti niiden puitteissa, joten näillä mennään.
Yksi tärkeä nosto tähän loppuun: Älä yritä tulkita tarjouspyynnön kohtia omaksi eduksesi.
Jos jokin kohta voidaan ymmärtää kahdella tavalla niin ei kannata valita sitä (omaa) tulkintaa, joka sopii teille parhaiten, ja toivoa, että hankintayksikkö ajattelee samoin. Kysy, pyydä tarkennusta ja muotoile kysymys asiallisesti ja täsmällisesti.
Esimerkkikysymyksiä:
– Ymmärränkö oikein, että kohdassa X pyydetty kuvaus koskee vain käyttöönottovaihetta, ei koko sopimuskauden aikaista palvelua?”
– Hinnoitteluliitteen kohdassa Y pyydetään ilmoittamaan yksikköhinta. Tarkoitetaanko tällä hintaa per käyttäjä, per kuukausi vai per toteutunut tapahtuma?”
Vastaajalla voi olla näin toimittajan näkökulmasta erittäin ärsyttävä tapa vastata kysymyksiin kopioimalla ko. lause suoraan tarjouspyynnöstä ”vastaukseksi” sen sijaan, että oikeasti yrittäisi avata mitä ko. kohdalla haetaan, mutta sillekään emme voi mitään.
Kun haluat tutustua julkisten hankintojen maailmaan niin voit ostaa minulta julkisten hankintojen peruspaketin https://www.myyntikoulutukset.fi/julkisten-hankintojen-perusteet/
Tai jos yrityksesi on jo osallistunut tarjouskierroksiin ja haluatte sparrailla myyntiosaamistanne niin tässäpä teille napakka kokonaisuus: https://www.myyntikoulutukset.fi/kuinka-myydaan-julkiselle-sektorille/
Jos haluat pohtia, miten teidän yrityksenne voisi tehdä tätä suunnitelmallisemmin ja rakentaa vahvempaa asemaa julkisen sektorin asiakkaiden parissa, voit varata maksuttoman sparrausajan tai ottaa yhteyttä sivujeni kautta: www.myyntikoulutukset.fi