Moni on varmaankin kuullut perisuomalaista mielenmaisemaa kuvaavan tarinan, jossa isäntä huomaa joessa alavirtaan ajelehtivan tuoreen puunlastun ja lähtee kirveen kanssa etsimään lastun lähettäjää. Meissä elää yhäkin vahvana yksin puurtava sisupussi, vaikka olemme yhteistyön tekemisessä paljon kehittyneetkin.
Sivusin jo aikaisemmassa tekstissä yhteistyön roolia julkisissa hankinnoissa. Tästä kysytään usein, joten omistan sarjan viimeisen blogikirjoituksen yritysten väliselle yhteistyölle.
Kaikkea ei tarvitse tehdä yksin. Tämä on erityisen tärkeä ajatus pienemmille ja kasvaville yrityksille, mutta myös isommille toimijoille yhteistyö voi olla järkevä tapa täydentää omaa osaamista, laajentaa toimituskykyä tai rakentaa parempi kokonaisuutta asiakkaalle.
Yhteistyö käytännössä tarkoittaa tarjoamista ryhmittymänä, tavallista alihankintaa tai voimavara-alihankintaa. On tärkeää erottaa lailliset keinot kartellista, joka julkisissa hankinnoissa tarkoittaa tarjoajien kiellettyä yhteistyötä, jossa ne esimerkiksi sopivat tarjousten hinnoista, voittajasta tai markkinoiden jakamisesta kilpailun vääristämiseksi.
Ryhmittymänä tarjoaminen tarkoittaa sitä, että useampi toimija osallistuu kilpailutukseen yhdessä. Tästä käytetään myös sanaa konsortio tai joskus työyhteenliittymä. Ajatus on, että yritykset muodostavat yhdessä kokonaisuuden, joka tavoittelee hankintasopimusta.
Ryhmittymän jäsenet voivat yhdessä täyttää hankinnalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Yhdellä voi olla tiettyjä referenssejä, toisella tiettyä osaamista, kolmannella tarvittavaa kapasiteettia tai alueellista kattavuutta. Yksin kukaan ei täyttäisi kokonaisuutta, mutta yhdessä ryhmittymä pystyy tarjoamaan uskottavan ratkaisun.
Tämä on todella järkevä mahdollisuus silloin, kun hankinta on yritykselle kiinnostava mutta yksin liian laaja. Samalla pitää ymmärtää, että ryhmittymänä tarjoaminen ei ole vain kevyt yhteistyökuvio, jossa nimet laitetaan samaan tarjoukseen ja katsotaan mitä tapahtuu. Ryhmittymänä toimiminen vaatii luottamusta, selkeää työnjakoa ja hyvää sopimista kumppaneiden kesken. Ostajan pitää pystyä luottamaan siihen, että ryhmittymä kykenee toteuttamaan hankinnan. Siksi yhteistyön pitää näyttää tarjouksessa selkeältä, uskottavalta ja johdetulta.
Toinen yhteistyön muoto on alihankinta mikä lienee tutuin yhteistyön muoto. Alihankinnassa yksi varsinainen tarjoaja osallistuu kilpailutukseen ja vastaa hankinnan toteuttamisesta ostajalle. Tarjoaja täyttää tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset omilla tiedoillaan ja omalla kelpoisuudellaan. Alihankkijaa puolestaan käytetään sopimuskaudella hankinnan velvoitteiden täyttämiseen.
Eli yksi yritys tuottaa koko kokonaisuuden ja vastaa siitä ostajalle, mutta käyttää tiettyyn tai tiettyihin osa-alueisiin kumppania tai kumppaneita. Alihankkija voi tuottaa hankintaan osan palvelusta, erityisosaamista, teknistä toteutusta, paikallista tekemistä tai muuta kokonaisuuteen kuuluvaa työtä.
Ostajan näkökulmasta päävastuu on tarjoajalla. Alihankkija voi olla mukana toteutuksessa, mutta sopimussuhde ja kokonaisvastuu on vain yhdellä yrityksellä.
Usein alihankkijat pitää ilmoittaa jo tarjousvaiheessa ja lisäksi alihankkijoihin voi kohdistua vaatimuksia, esimerkiksi vastuullisuuteen, tietoturvaan, osaamiseen tai muihin ehtoihin liittyen. Ei siis riitä, että ajattelee käyttävänsä myöhemmin jotain kumppania, jos tarjouspyyntö edellyttää tietojen ilmoittamista etukäteen.
Vähiten tunnettu on voimavara-alihankinta, joka menee helposti sekaisin tavallisen alihankinnan kanssa, mutta kyseessä on eri asia.
Voimavara-alihankinnassa tarjoaja haluaa osallistua tarjouskilpailuun, mutta ei täytä kaikkia kelpoisuusvaatimuksia yksin. Tällöin tarjoaja voi tietyissä tilanteissa nimetä alihankkijan, jonka voimavaroihin se tukeutuu. Näin tarjoaja ja voimavara-alihankkija voivat yhdessä täyttää esimerkiksi soveltuvuusvaatimuksia.
Tyypillinen esimerkki liittyy referensseihin: Yrityksellä voi olla osaamista ja hyvä ratkaisu, mutta siltä puuttuu tarjouspyynnössä vaadittu tietynlainen referenssi. Toisella yrityksella taas voi olla juuri tarvittava referenssi tai kokemus. Jos tarjouspyynnön ehdot ja hankintalainsäädäntö sen mahdollistavat, tarjoaja voi tukeutua tämän kumppanin voimavaroihin.
Voimavara-alihankintakaan ei ole pelkkä temppu paperilla tai tarjouspyyntölomakkeella, sillä jos tarjoaja tukeutuu toisen toimijan voimavaroihin, kyseisen voimavaran pitää olla aidosti käytettävissä hankinnan toteuttamisen aikana. Voimavara-alihankkijan pitää olla käytettävissä koko sopimuskauden ajan siltä osin kuin hänen voimavaraansa tarvitaan. Tämä pitää pystyä osoittamaan asianmukaisesti.
Eli jos käytät kumppaniyrityksen referenssiä, osaamista tai kapasiteettia soveltuvuusvaatimusten täyttämiseen, et voi suhtautua siihen niin, että kumppanin nimi vain lisätään mukaan tarjoukseen ja asia on sillä selvä. Kumppanin rooli, vastuut ja käytettävyys pitää miettiä kunnolla etukäteen.
Tarjouspyyntöjä ei siis kannata lukea sillä asenteella, että joko me pystymme tähän yksin tai emme osallistu lainkaan. Fiksumpaa olisi miettiä, millainen yhteistyö tekisi tästä mahdollisen ja asiakkaalle paremman. Olen koulutuksissani käyttänyt kysymystä ”Entä jos pahin kilpailijasi olisikin paras kaverisi?” Tätä kannattaa pohtia, koska kyseessä ei suinkaan ole nollasummapeli vaan kakkua riittää jaettavaksi.
Jos haluat miettiä, miten yrityksesi voisi tunnistaa oikeat kumppanit, valmistautua kilpailutuksiin ja rakentaa vahvempaa asemaa julkisissa hankinnoissa, niin ota yhteyttä ja katsotaan miten voin olla avuksi.
Tämä oli viimeinen kirjoitus 10-osaisessa blogisarjassa. Kiitän lukijoita! Jos tulee mieleen uusia aiheita niin otan niitä ilolla vastaan!
Kun haluat tutustua julkisten hankintojen maailmaan niin voit ostaa minulta julkisten hankintojen peruspaketin https://www.myyntikoulutukset.fi/julkisten-hankintojen-perusteet/
Tai jos yrityksesi on jo osallistunut tarjouskierroksiin ja haluatte sparrailla myyntiosaamistanne niin tässäpä teille napakka kokonaisuus: https://www.myyntikoulutukset.fi/kuinka-myydaan-julkiselle-sektorille/
Jos haluat pohtia, miten teidän yrityksenne voisi tehdä tätä suunnitelmallisemmin ja rakentaa vahvempaa asemaa julkisen sektorin asiakkaiden parissa, voit varata maksuttoman sparrausajan tai ottaa yhteyttä sivujeni kautta: www.myyntikoulutukset.fi