Proaktiivisuus on parasta aktiivisuutta.
Passiivisen odottelun myytti
Julkiset hankinnat herättävät yrityskentässä vahvoja tunteita puolesta ja vastaan. Moni on kuullut – tai itse jopa todennut– että “julkisiin kilpailutuksiin ei kannata osallistua, koska voittajat on päätetty jo etukäteen”. Tämä narratiivi syntyy helposti, jos tarjousten tekemiseen käytetään kymmeniä työtunteja ja lopputuloksena on kylmä pisteytystaulukko, jossa oman tarjouksen pisteet eivät riitä voittoon.
Mutta entä jos ongelma ei olekaan järjestelmässä vaan ajoituksessa?
B2G-myynti eli myynti julkiselle sektorille eroaa yksityisestä B2B-myynnistä pakollisen sääntelyn ja byrokratian lisäksi yhdessä perustavanlaatuisessa asiassa: varsinainen kilpailutus on vain jäävuoren näkyvä huippu. Ratkaiseva työ tehdään kuukausia, joskus vuosia ennen tarjouspyynnön julkaisua. Silti valtaosa yrityksistä aktivoituu vasta sitten, kun Hilmaan (hankintailmoitukset.fi) ilmestyy tieto tarjouspyynnön julkaisusta. Siinä kohtaa ollaankin jo auttamattomasti myöhässä.
Tämän kirjoituksen tarkoitus on haastaa passiivisen odottelun mallia ja tarjota tilalle strateginen, proaktiivinen lähestymistapa. Käyn läpi asioita, joiden avulla julkisiin hankintoihin voi valmistautua fiksummin ja kerron miksi proaktiivisuus on parasta aktiivisuutta. Artikkelissa ei käydä läpi julkisten hankintojen perusteita vaan oletan, että lukijana tiedät perusasiat kilpailutuksista ja olet ollut ainakin joskus tarjoajan roolissa. Mikäli yrityksesi haluaa tutustua julkisiin hankintoihin alkeista lähtien niin voit tutustua valmiiseen pakettiini https://www.myyntikoulutukset.fi/julkisten-hankintojen-perusteet/
Lue myös: “Miksi julkiselle sektorille myyminen ei ole arpapeliä” 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/prologi-miten-myyda-julkiselle-sektorille-fiksummin/
******
1. Markkinavuoropuhelu ja vaikuttaminen ennen tarjouspyyntöä
Miksi pitää toimia ennen tarjouspyynnön julkaisua?
Ennen kuin tarjouspyyntö julkaistaan, ostavassa organisaatiossa on tapahtunut jo paljon: tarve on tunnistettu ja määritelty, budjetista keskusteltu, vaatimuksia hahmoteltu ja käsitys ratkaisumallista on alkanut muotoutua tai on jo muotoutunut. Jos yrityksesi kuulee hankinnasta ensimmäisen kerran vasta tarjouspyynnön julkaisupäivänä, pääsette mukaan vasta siinä vaiheessa, kun käytännössä kaikki kriteerit on jo lyöty lukkoon eikä niitä enää voi muuttaa tarjouskierrosta keskeyttämättä vaikka oma ratkaisunne olisi kuinka nerokas.
Kysymys kuuluukin: Onko kilpailija tehnyt myyntityötä jo silloin, kun te ette olleet hereillä?
Myynti ei tarkoita epäasiallista vaikuttamista vaan aivan tavallista, hyvää myyntityötä: tunnistat miten palvelusi tai ratkaisusi voisi olla asiakkaalle hyödyksi, ymmärrät asiakkaan kipupisteet ja tavoitteet, seuraat sopimuskausien päättymisiä ja käyt keskustelut ajoissa. Julkiselle sektorille myyminen alkaa siis asiakkuuden rakentamisesta ja tarpeiden ymmärtämisestä hyvissä ajoin, ei suinkaan tarjouspyynnön julkaisusta.
Lue myös: “Miksi yrityksesi häviää hankinnan jo ennen tarjouspyynnön julkaisua” 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/miksi-yrityksesi-haviaa-julkisen-hankinnan-jo-ennen-kuin-tarjouspyynto-on-julkaistu/
Markkinavuoropuhelu on käyttämätön valttikortti
Markkinavuoropuhelu (eli tekninen vuoropuhelu tai tietopyyntö) on työkalu, jolla ostaja nimenomaan haluaa tutkia ja kuulla markkinaa. Se voi olla kirjallinen kysymyslista, infotilaisuus, tapaaminen tai kommentointikierros tarjouspyyntöluonnokseen. Muoto vaihtelee, mutta tarkoitus on aina sama: hankintayksikkö haluaa kuulla, mitä markkinoilla on tarjolla ja miten hankinta kannattaisi toteuttaa.
Tässä on yrityksille tarjottimella tarjottu tilaisuus, jonka todella moni jättää käyttämättä.
Markkinavuoropuheluun ei kannata mennä aggressiivisella myyntipuheella, koska ostaja tuskin kaipaa yksinpuhelua siitä, miten erinomainen juuri teidän ratkaisunne on. Sen sijaan kannattaa kääntää ajattelu asiakaslähtöiseksi: Millaisia toteutusvaihtoehtoja hankinnassa voisi olla? Mitä riskejä ostaja ei ole huomannut? Mitkä vaatimukset ovat realistisia ja mitkä rajaavat tarjoajia turhaan pois? Mitä lisäarvoa ratkaisusi voi tuottaa ja miten sen vaikuttavuutta mitataan? Markkinavuoropuhelu onkin yksi tärkeimmistä tavoista tehdä julkiselle sektorille myynnistä ennakoivaa.
Paras tapa edistää omaa asemaa markkinavuoropuhelussa on olla hyödyllinen, selkeä ja luotettava keskustelukumppani. Sellaisen toimijan viesti jää mieleen myös silloin, kun varsinainen kilpailutus alkaa.
Tärkeää: Jos markkinavuoropuhelu toteutetaan kirjallisina kysymyksinä, vastaa niihin yhtä huolellisesti kuin tärkeään tarjouspyyntöön. Näiden vastausten perusteella ostaja muodostaa käsitystä markkinasta ja tarjouspyynnön tulevista vaatimuksista.
Lue myös: “Miksi markkinavuoropuheluihin kannattaa osallistua” 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/osallistu-markkinavuoropuheluihin/
******
2. Hankintojen valmisteluvaihe ja sen hyödyntäminen
Tarvetta ei määritellä tyhjiössä
Julkisissa hankinnoissa toimiala tai palvelualue määrittelee tarpeen, ja hankintatoimi rakentaa kilpailutuksen lakien ja ohjeistuksien mukaisesti. Tässä työnjaossa piilee myynnin kannalta valtavan tärkeä asia: hankinnan määrittely syntyy sen tiedon pohjalta, joka hankinnan valmistelijoilla sillä hetkellä on.
Jos ostavalla osapuolella ei ole ajantasaista käsitystä markkinasta, tuleva tarjouspyyntö rakentuu helposti vanhan tiedon varaan. Maailma muuttuu nopeasti: uudet ratkaisut, teknologian kehitys, tekoäly ja palvelumallien muutokset tekevät vaikkapa vain kolme vuotta vanhoista toimintatavoista vanhentuneita. Silti julkisen sektorin hankintakaudet ovat pitkiä, ja kilpailutuksissa yritetään ennakoida eteenpäin vuosien, jopa vuosikymmenten aikajänteellä.
Tämä luo yrityksille sekä mahdollisuuksia että vastuita: pitää tarjota ostajille tasaiseen tahtiin uusinta tietoa ja pitää heidät ajan tasalla siitä, mitä markkinoilla tapahtuu.
Lue myös: “Ostaja ei aina tiedä, miten ongelma kannattaisi ratkaista” 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/ostaja-ei-tieda-miten-ongelmat-kannattaisi-ratkaista/
Hankintojen ennakointi käytännössä
Konkreettisesti yrityksesi kannattaa:
- Seurata hankintakalentereita. Lähes kaikki kunnat, kaupungit ja hyvinvointialueet julkaisevat hankintasuunnitelmansa verkkosivuillaan. Näet hankintakalentereista suunnitellut hankinnat ja niiden ajankohdat ennen varsinaista tarjouspyyntöä.
- Kartoittaa sopimuskausien päättymisiä. Sopimuskauden päättyessä kilpailutus on todennäköisesti tulossa ja silloin yrityksesi pitäisi olla jo tunnettu toimija. Sopimus- ja optiokausia kannattaa seurata systemaattisesti per asiakas, jotta pystytte valmistautumaan tulevaan kilpailutukseen ajoissa.
- Tunnistaa tarpeen, ratkaisun tai palvelun määrittelyyn osallistuvat henkilöt. Hankintayksikön lisäksi oleellisia henkilöitä ovat ihmiset, joiden käyttöön palvelu tai tuote tulee tai jotka vastaavat tuotteen tai palvelun toimivuudesta kansalaisille. Toimialoilla työskentelevät henkilöt siis osallistuvat tarpeen ja tarjouspyynnön määrittelyyn kauan ennen tarjouspyynnön julkaisua.
- Rakentaa asiantuntijanäkyvyyttä. Julkaise näkemyksiä, osallistu alan tilaisuuksiin (messut ja tapahtumat) ja tee itsesi helposti löydettäväksi oikeissa yhteyksissä. Ole siellä missä asiakkaasi ovat.
Oppimismielessä voit hyödyntää myös hankinnat.fi-sivustoa, joka tarjoaa hankintayksiköille ja toimittajille kattavan tietopaketin julkisten hankintojen hyvistä käytännöistä ja lainsäädännöstä.
Lue myös: “Pienhankintoja löytyy kuntien hankintakalentereista ja Tarjouspalvelusta” 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/pienhankinnat-ovat-iso-mahdollisuus/
Seuraavassa kappaleessa on esitelty pari erilaista tapaa kilpailuttaa hankintoja.
******
3. Innovatiiviset hankinnat ja pienhankinnat
Tulevaisuuden ennustaminen luo yrityksille mahdollisuuksia
Julkinen sektori ei ole staattinen ostaja. Hankintayksiköt joutuvat pohtimaan, onko hankittava ratkaisu ajankohtainen ja toimiva vielä kolmen tai viiden vuoden kuluttua; joskus jopa vuosikymmentenkin kuluttua. Mitä monimutkaisemmasta hankinnasta on kyse, sitä enemmän tarvitaan markkinan apua, osaamista ja näkemystä tulevaisuuden ennakointiin.
Tässä taas on yrityksille iso mahdollisuus: kannattaa aina tuoda esiin uusia innovaatioita tai uusia ratkaisuja vanhoihin ongelmiin. Jos hankintayksikkö käyttää nykyistä tapaa määritellä hankinnan kohde, se ei välttämättä saa markkinasta irti parhaita, uusimpia vaihtoehtoja. Yritysten tehtävä ja suorastaan velvollisuus on tehdä markkinan kehitys ja tulevaisuus näkyväksi, muuten tarjouspyynnöt rakennetaan helposti vanhaan tietoon perustuen.
Innovatiiviset hankinnat eivät tarkoita pelkästään teknologista uutuutta. Ne voivat olla uusia palvelumalleja, erilaisia toteutustapoja tai tehokkaampia tapoja käyttää rajallisia resursseja. Avain on siinä, että yritys pystyy kertomaan vaihtoehdoista selkeästi ja ostajan kielellä, ei omaa ratkaisuaan tuputtaen, vaan asiakkaan päätöksentekoa tukien ja auttaen.
Innovatiivisten hankintojen mahdollisuuksia voi seurata esimerkiksi hankinnat.fi-sivustolla, jossa käsitellään aihetta laajasti. Kuntaliiton sivuilta löytyy napakka vieraskynä-blogi aiheesta: https://www.kuntaliitto.fi/blogi/2023/innovatiiviset-julkiset-hankinnat-vauhdittavat-kestavyysmurrosta?
Pienhankinnat: unohdettu mahdollisuus
Pienhankinnat muodostavat noin 40 prosenttia kaikista julkisista hankinnoista ja arvioiden mukaan niitä tehdään noin 13 miljardin euron arvosta vuodessa. Silti ne jäävät monelta yritykseltä huomaamatta pääosin siksi, ettei pienhankintoja julkaista Hilmassa kuten kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat.
Pienhankintoja ei kilpailuteta samalla prosessilla kuin suurempia hankintoja. Se ei tarkoita sitä, että voidaan ostaa kokonaan kilpailuttamatta vaan organisaatioilla on oma hankintaohjeistuksensa myös pienhankinnoille. Tarkoittaa, että tarjouksia pitää pyytää esimerkiksi vähintään kolmelta eri yritykseltä. Tarjouksia voidaan pyytää myös suoraan tunnetuilta yrityksiltä, joka puolestaan tarkoittaa sitä, että näkyvyys ja tunnettuus ovat ratkaisevia tässäkin asiassa.
Pienhankintoja voi löytää organisaation omien sivujen hankintakalenterista tai Cloudian Tarjouspalvelussa https://tarjouspalvelu.fi. Tarjouspalvelussa hankintoja voi myös suodattaa ja pienhankinnat löytyvät Hae julkaisuja 🡪 Lisää hakuehtoja 🡪 Ilmoituksen tyyppi 🡪 alasvetovalikosta 🡪 pienhankinnat.
Pienhankinta on myös erinomainen tapa kerätä referenssejä ja kokemusta julkisesta sektorista. Onnistunut toimitus toimii ponnahduslautana isompiin kilpailutuksiin.
Lue myös: “Pienhankinnat ovat iso mahdollisuus” 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/pienhankinnat-ovat-iso-mahdollisuus/
******
4. Tarjoukset, laatuvertailu ja erottautuminen kilpailussa
Hinta ei ole aina syy häviöön
Yksi yleisimmistä selityksistä kilpailutuksen häviämiselle on hinta. “Oltiin liian kalliita.” Tämä tietysti pitää joskus paikkansa, erityisesti selkeissä bulkkituotteissa, joissa laatu on ennalta tarkasti määritelty, erottautumistekijät vähissä ja tarjonta runsasta.
Suinkaan kaikki julkiset hankinnat eivät ole pelkkiä hintakilpailutuksia. Kun kilpailutetaan monimutkaisempia palveluita, asiantuntijatyötä tai teknologiaa, mukana on lähes aina myös laadullisia arviointikriteereitä eli oikea termi on kokonaistaloudellinen edullisuus. Silloin häviön selittäminen pelkällä hinnalla voi olla harhaa, joskin erittäin helppoa.
Todellinen ongelma voi olla se, että tuotatte sellaista laatua, jota ostaja ei ole osannut pyytää. Jos arvonne ei näy millään tavalla tarjouspyynnön arviointikriteereissä, siitä ei voi antaa pisteitä. ”Ylilaadun” tuottamisesta ei siis ole mitään hyötyä, jos asiakas ei siitä tiedä, ei tarvitse tai ei halua ostaa.
Laatuvertailussa erottautuminen vaatii, että yrityksesi tuottama arvo on tehty näkyväksi oikeassa kohdassa oikeille asiakkaille jo kauan ennen kilpailutusta. Ei tietenkään epäasiallisella vaikuttamisella, vaan vaikkapa demonstroimalla, millaisista tekijöistä hyvä toteutus koostuisi. Kannattaa myös muistaa, ettei ostaja useinkaan hae ”parasta” vaan kokonaistaloudellisesti edullisinta toteutusta ja sen myymisessä auttaa huomattavasti, jos yritykselläsi on esittää numeerista dataa, vaikuttavuustutkimuksia tai vastaavia.
Lue myös: “Miksi hinta ei ole aina todellinen syy häviöön 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/hinta-ei-ole-aina-syy-havioon/”
****
Vaikka keskityn tässä kirjoituksessa ennen kaikkea myyntityöhön niin julkisista hankinnoista puhuttaessa ei voi välttyä myös itse tarjouksen tekemiseen liittyviltä yksityiskohdilta. Nostan niistä esille kolme.
Mitä pitää tehdä, jos ei ymmärrä tarjouspyyntöä?
Julkisissa hankinnoissa tarjouspyynnön kysymysten esittämisvaihe on tarjoajalle elintärkeä mahdollisuus, jota ei missään tapauksessa pidä jättää käyttämättä. Valitettavasti se voi jäädä käyttämättä, jos tarjouspyyntö löydetään liian myöhään ja kysymysten esittämisen määräaika on jo mennyt. Toinen syy jättää kysymykset kysymättä on turhautuminen: “ei kannata kysyä, koska tämä on etukäteen pedattu”. Kolmas on klassinen pelko: ei haluta vaikuttaa tyhmältä esittämällä tyhmiä kysymyksiä.
Jos jokin kohta hämmentää, on tulkinnanvarainen ja sitä kautta voi vaikuttaa tarjouksenne sisältöön, hintaan ja lopulta pisteytykseen, kysymättömyys voi käydä tosi kalliiksi. Jos jokin asia on sinulle epäselvä, se on usein epäselvä muillekin, joten aina kannattaa kysyä, mikä on hyvä motto elämässä ylipäätään.
Tyhmiä kysymyksiä ei ole tässä yhteydessä lainkaan. Pikkuasiat voivat olla ratkaisevia asioita, joten tarjouspyyntöä läpikäydessä saa kerrankin oikein luvan kanssa saivarrella. Kysymykset on lisäksi hyvin helppo esittää sähköisillä alustoilla eikä niiden kirjoittajan nimeä julkaista.
Kysymysten esittämisen määräajan jälkeen hankintayksikkö varaa itselleen muutaman päivän aikaa vastata ja julkaisee kaikki vastaukset yhtä aikaa samalla alustalla. Joskus tarjouspyynnössä havaitaan niin vakavia ongelmia, että pelkkä kysymyksiin vastaaminen ei riitä vaan tarjouspyyntöä pitää korjata tai joskus jopa keskeyttää koko hankinta.
Lue myös: “Vaikeneminen tulee kalliiksi, jos tarjouspyyntö on epäselvä” 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/vaikeneminen-tulee-kalliiksi-jos-tarjouspyynto-on-epaselva/
Tarjous ei ole myyntiesite
Yksi tärkeimmistä oivalluksista tarjouskilpailuissa menestymisessä on tämä: tarjouksen tehtävä ei ole saada arvioijaa ihailemaan yritystäsi vaan tehdä pisteiden antamisesta mahdollisimman helppoa.
Tarjouksessa pitää vastata täsmälleen siihen, mitä on kysytty. Ei vierestä, ei sinne päin, eikä ainakaan todella laajasti kaikesta mitä yrityksesi osaa tai tuottaa.
Julkisissa hankinnoissa arvioijat eivät pisteytä tunnetta eivätkä mainetta vaan he pisteyttävät tarjouksessa annettuja vastauksia suhteessa tarjouspyynnön kriteereihin. Hyvä tarjous vastaa pyydettyihin asioihin siinä järjestyksessä, jossa ne on pyydetty, ja tekee näkyväksi ne asiat, joista pisteitä voi saada.
Ennen tarjouksen lähettämistä kannattaa aina lukea dokumentti arvioijan näkökulmasta:
- Löytyykö täsmälliset vastaukset kaikkiin kysyttyihin asioihin?
- Onko jokainen vastaus riittävän konkreettinen?
- Joutuuko arvioija päättelemään jotain?
- Onko mukana ylimääräistä materiaalia tai tietoa, joka ei liity tähän tarjouspyyntöön?
- Onko käytetty samoja sanoja kuin tarjouspyynnön laatija vai yrityksen omaa terminologiaa?
Lue myös: “Tarjous ei ole myyntiesite – vastaa siihen, mitä kysytään” 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/tarjous-ei-ole-myyntiesite/
Miksi hyvä yritys tekee huonon tarjouksen
Tämä kuulostaa paradoksilta, mutta se on arkipäivää: erinomainenkin yritys voi saada heikosti pisteitä, koska osaaminen ei näy tarjouksessa arvioitavassa muodossa.
Siihen voi olla kaksi syytä, joista ensimmäinen on helppo: Tarjousta kirjoittava henkilö tietää paljon enemmän kuin mitä hän kirjoittaa, ja olettaa arvioijan tietävän myös erityisesti, jos kysymyksessä on vanha asiakkuus. Esimerkkeinä projektisuunnitelman ylimalkainen kuvaus, kiireessä kursittu kokonaisuus vanhoista dokumenteista tai selvästi tekoälyllä generoitu teksti, jotka eivät vakuuta pisteitä annettaessa.
Toinen syy on vähän vaikeampi ja tätä näkee erityisesti aloilla kuten markkinointi ja viestintä, joilla tarjousten arviointi on pitkälti subjektiivista: Tarjouspyynnöstä on luettavissa, että asiakas hakee jotain ”erityistä”, mutta tarjoaja tarjoaakin ”tavallista”. Ilmiötä on hankala kuvata: yleensä tämän tyyppisissä tarjouspyynnöissä pyydetään tarjoajilta työnäytteitä tai aikaisempia töitä, joita sitten verrataan toisiinsa ja pisteytetään, jotta saadaan syntymään eroa tarjoajien väille edes vähän. Pakostakin pohdituttaa kuinka tarkoituksenmukaista tämä on ja miten vertailukelpoisia ja yhteismitallisia tarjouksia näin saadaan.
Ehkä on turvallisinta todeta, että tarjousta tehdessä kurinalaisuus voittaa inspiraation paitsi luovilla aloilla. Tee tarjous niin, että arvioijan työ on helppoa ja kiinnitä huomiota tekstiosien pieniin nyansseihin.
Lue myös: “Miksi hyvä yritys voi tehdä huonon tarjouksen” 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/miksi-hyva-yritys-tekee-huonon-tarjouksen/
******
5. Ryhmittymä, alihankinta ja voimavara-alihankinta
Aina ei tarvitse yrittää yksin
Olen huomannut, että monissa yrityksissä luetaan tarjouspyyntöjä sillä asenteella, että joko me pystymme tähän yksin tai emme osallistu lainkaan. Tämä on kapea ja kalliiksi tuleva ajattelumalli, sillä julkiset hankinnat tarjoavat useita täysin laillisia yhteistyömalleja. Olen puhunut paljon yhteistyön merkityksestä ja mahdollisuuksista, joten alla vielä kertaalleen eri vaihtoehdot:
Ryhmittymänä tarjoaminen (konsortio tai työyhteenliittymä) tarkoittaa, että useampi toimija osallistuu kilpailutukseen yhdessä. Yhdellä voi olla tietyt referenssit, toisella osaamista, kolmannella kapasiteettia. Yksinään kukaan ei täyttäisi vaadittua kokonaisuutta, mutta yhdessä ryhmittymä pystyy tarjoamaan uskottavan ratkaisun. Ryhmittymänä toimiminen vaatii yritysten kesken luottamusta, selkeää työnjakoa ja hyvää sopimista, ja on erittäin järkevä vaihtoehto, kun hankinta on kiinnostava mutta yhdelle yritykselle liian laaja.
Tavallinen alihankinta on tutumpi malli: yksi varsinainen tarjoaja vastaa kokonaisuudesta ostajalle, mutta käyttää tiettyihin osa-alueisiin kumppania ts alihankkijoita. Alihankkijat pitää usein ilmoittaa jo tarjousvaiheessa, ja heihin voi kohdistua tarjouspyynnössä omia vaatimuksia.
Voimavara-alihankinta on vähiten tunnettu, mutta erittäin käyttökelpoinen mahdollisuus. Jos yritykseltä puuttuu esim. tarjouspyynnössä vaadittu osaaminen tai referenssi niin se voi nimetä kumppanin, jonka voimavaroihin eli kyseiseen osaamiseen tai referenssiä se käyttää tai tukeutuu soveltuvuusvaatimusten täyttämiseksi. Tämä ei ole pelkkä temppu paperilla vaan voimavara-alihankintakumppanin rooli, vastuut ja käytettävyys pitää sopia huolellisesti ja kumppani pitää olla käytettävissä koko hankintakauden ajan. Voimavara-alihankinta avaa ovet kilpailutuksiin, joihin yksittäinen yritys ei pystyisi osallistumaan ja sen vuoksi soisin tämän mahdollisuuden olevan tunnetumpi.
Kannattaa siis miettiä Entä jos pahin kilpailijasi olisikin paras kaverisi?. Kyse ei ole nollasummapelistä, vaan kakkua riittää kaikille jaettavaksi, kun sen jakaa fiksusti.
[Lue myös: “Julkiset hankinnat voivat olla myös yhteistyötä” 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/julkiset-hankinnat-voivat-olla-myos-yhteistyota/
Referenssit ja liikevaihtovaatimukset, portinvartijat vai mahdollistajat?
Edelliseen kappaleeseen viitaten referenssit ovat julkisten hankintojen kiistellyimpiä elementtejä. Ne voivat olla täysin perusteltua riskienhallintaa, mutta ne voivat myös sulkea hyviä yrityksiä ulos kilpailutuksesta täysin turhaan. Erityisesti vaatimus, jonka mukaan referenssien pitää olla nimenomaan julkiselle sektorille tehdyistä toimituksista, herättää perustellun kysymyksen: miksi vastaava yksityiselle sektorille tehty toteutus ei kelpaisi? Näitä näkee edelleen vaikkakin harvemmin kuin aikaisemmin.
Liikevaihtovaatimuksilla ostaja varmistaa toimittajan taloudelliset edellytykset, mutta liian korkea rima rajaa pienempiä pk-yrityksiä tehokkaasti ulos. Markkinaoikeuskin on linjannut, että liikevaihtovaatimuksen pitää olla suhteessa hankinnan todelliseen kokoon ja riskiin eli sitä ei suinkaan saa niin sanotusti ravistaa hihasta.
Yrityksen näkökulmasta oleellista onkin: älä lue tarjouspyyntöjä passiivisesti. Jos jokin vaatimus tuntuu suhteettoman kovalta hankinnan kokoon nähden niin kysy lisätietoja tai perusteluja. Selvitä, hyväksytäänkö vastaavat yksityisen sektorin toimitukset. Muista, että esimerkiksi referenssin voi todentaa ryhmittymän tai voimavara-alihankkijan avulla, jos tarjouspyynnön ehdot sen mahdollistavat.
Lue myös: “Referenssit, liikevaihtovaatimukset ja ryhmittymät” 🡪 https://www.myyntikoulutukset.fi/referenssit-liikevaihtovaatimukset-ja-ryhmittymat/
*****
6. Yhteenveto: Julkiselle sektorille myyminen ei ole sattumaa vaikka sattumalta saattaakin menestyä
Liian moni suhtautuu julkisiin hankintoihin reaktiivisesti: Odotellaan mitä Hilmaan ilmestyy, luetaan tarjouspyyntö kiireessä, tehdään tarjous viime tunneilla ja vähän oikaistaan referensseissä, hävitään ja päätellään, että järjestelmä on rikki.
Tietysti järjestelmässä onkin kehitettävää. Kehitys vaan tapahtuu varsin hitaasti, joten itselle ja yrityksellesi hyödyllisempi kysymys on: Mitä teemme tulevaisuudessa paremmin?
Koostin alle listan asioista, jotka toivottavasti auttavat sinua ja yritystäsi eteenpäin.
- Kartoita potentiaaliset asiakkaasi. Tee perinteistä asiakassegmentointia. Selvitä, mitkä julkiset organisaatiot voisivat hyötyä osaamisestasi ja millaisia hankintoja ne ovat aiemmin tehneet. Älä tarjoa sinne tänne sokkona.
- Seuraa hankintakalentereita ja sopimuskausien päättymisiä. Ennakoi tulevat kilpailutukset kuukausia tai vuosia etukäteen. Ole hereillä.
- Osallistu jokaiseen relevanttiin markkinavuoropuheluun tai tietopyyntöön. Tuo hankintaa valmistelevalle tiimille uutta tietoa, ole hyödyllinen, selkeä ja konkreettinen.
- Rakenna omaa asiantuntijanäkyvyyttäsi. Kirjoita, puhu ja verkostoidu. Tee itsesi tunnetuksi oikeissa yhteyksissä ennen kilpailutusta. Osallistu vaikkapa kaupungin järjestämiin tilaisuuksiin.
- Pidä referenssit ajan tasalla. Referenssilistan pitää olla aktiivisesti päivitettävä tiedosto, ei muistinvaraista kaivelua juuri ennen tarjouksen jättöä. Sama pätee CV:een.
- Lue tarjouspyyntöä arvioijan silmin. Vastaa täsmälleen siihen mitä kysytään ja siinä järjestyksessä kuin on pyydetty.
- Kysy epäselvistä kohdista heti. Älä arvaa, äläkä ainakaan tulkitse omaksi eduksesi. Käytä kysymysvaihe hyväksi ja tuo esiin kaikki havaitsemasi epäkohdat.
- Mieti yhteistyömahdollisuuksia etukäteen. Kenen kanssa voisitte tarjota yhdessä? Kenen referenssit täydentäisivät teidän osaamistanne tai toisin pain?
- Älä selitä jokaista häviötä hinnalla. Pysähdy ja mieti rehellisesti: olimmeko ajoissa, näkyikö tuottamamme arvo ja vastaammeko oikeisiin asioihin asiakkaan odottamalla tavalla?
- Hyödynnä pienhankinnat. Aloita paikallisesti, kerää pienhankintojen kautta kokemusta ja referenssejä. Pienhankintojen kautta pääset tutustumaan B2G-myyntiin ehkä hieman helpommin.
Tässäkään ei ole kysymys yhdestä tempusta kuten ei ole B2B-myynnissäkään. Kyse on kyvykkyydestä ja systemaattisuudesta: Hankintojen seuraamisesta järjestelmällisesti, tunnettuuden rakentamisesta ja taidosta tehdä tarjouksia, jotka vastaavat siihen mitä on kysytty. Kuulostaa ehkä vähän tylsältä, mutta nämä kaikki ovat oikeasti taitoja, joita voi kehittää ja joissa voi kehittyä.
*****
Haluatko sparrata?
Jos julkinen sektori on yrityksellenne kiinnostava markkina (tai jo olemassa oleva, mutta turhauttava sellainen) niin älä jätä väliin mahdollisuuttasi kehittyä.
Varaa maksuton 30 minuutin sparrausaika, niin katsotaan yhdessä:
- Missä vaiheessa myyntityönne oikeasti alkaa?
- Millaisia organisaatioita ja hankintoja kannattaisi seurata ja millä aikajänteellä?
- Miten voisitte tehdä asiat helpommin?
Ota yhteyttä: www.myyntikoulutukset.fi ja kerro missä tarvitset apua.