Jos julkisen sektorin tarjouspyyntö kiinnostaa on markkinavuoropuhelu se kohta, jossa yrityksen pitää vihoviimeistään aktivoitua. Markkinavuoropuhelusta voidaan käyttää myös nimitystä tekninen vuoropuhelu, Hilmassa (www.hankintailmoitukset.fi) se on nimeltään tietopyyntö tai joskus tarjouspyynnön tekijä pyytää kommentteja suoraan tarjouspyynnöstä.
Mieluiten tietysti jo kauan ennen sitä, koska kuten olen tässä blogisarjassa aiemmin kirjoittanut, julkiselle sektorille myyminen alkaa usein aivan liian myöhään. Moni yritys huomaa kiinnostavan hankinnan vasta siinä vaiheessa, kun tarjouspyyntö on jo julkaistu ja silloin tarjouspyynnön kriteerit on jo lyöty lukkoon, eikä tarjoajalla ole käytännössä enää mitään mahdollisuuksia auttaa asiakasta hahmottamaan erilaisia vaihtoehtoja.
Markkinavuoropuhelu on yksi niistä tilanteista, joissa ostaja nimenomaan haluaa kuulla markkinaa ja siksi siihen kannattaa osallistua.
Markkinavuoropuhelu ei ole hankintayksikölle pakollinen eikä sitä järjestetä suinkaan kaikissa hankinnoissa. Joskus syynä on aikataulu, hankinnan luonne tai joskus se, että hankintayksikkö kokee tietävänsä jo riittävästi. Silloin kun markkinavuoropuhelu järjestetään, se on tarjoajalle selkeä mahdollisuus auttaa ostajaa tekemään parempia hankintoja.
Markkinavuoropuhelu voidaan toteuttaa eri tavoin. Se voi olla kirjallinen kysymyslista, johon yritykset vastaavat, esimerkiksi Hilmassa julkaistut tietopyynnöt ovat tämmöisiä. Monimutkaisissa hankinnoissa se voidaan toteuttaa infotilaisuutena, tapaamisina tai ryhmäkeskusteluna. Se voi olla myös kommentointikierros, jossa tulevan tarjouspyynnön luonnosta saa kommentoida.
Muoto voi vaihdella, mutta ajatus on yleensä sama: Hankintayksikkö haluaa ymmärtää, mitä markkinoilla on tarjolla ja miten hankinta kannattaisi toteuttaa. Hankintayksikkö asiantuntijatiimeineen nimittäin joutuu pohtimaan hankintaa myös tulevaisuuden kannalta; onko hankittava asia tai palvelu ajankohtainen ja toimiva vielä 3-5 vuodenkin kuluttua.
Ostaja saattaa pohtia esimerkiksi, miten hankinnan kohde kannattaa rajata? Millaisia ratkaisuja markkinalla on tarjota? Miten palvelu tai tuote pitäisi määritellä? Mitkä ehdot ovat realistisia? Mitkä asiat nostavat kustannuksia? Miten vältetään epäonnistuminen? Miten saadaan mukaan riittävästi tarjoajia?
Jos yritykselläsi on kokemusta vastaavista hankinnoista ja hankintojen toteutuksista, sinulla on todennäköisesti paljon annettavaa keskusteluun.
Markkinavuoropuheluun ei ehkä kuitenkaan kannata mennä samalla energialla kuin myyntipalaveriin, jossa tavoitteena on saada asiakas vakuuttumaan juuri sinun yrityksestäsi. Se ei ole paras paikka aggressiiviselle myyntipuheelle. Ostaja ei yleensä kaipaa yksinpuhelua siitä, miten erinomainen juuri teidän ratkaisunne on ja miksi kaikkien pitäisi valita se.
Käännä asia päässäsi asiakaslähtöiseksi eli siihen asentoon, missä ostaja kaipaa apua ja sinä pyrit auttamaan.
Ostaja haluaa ymmärtää vaihtoehtoja, riskejä, reunaehtoja ja onnistumisen edellytyksiä. Hän haluaa tietää, mitä kannattaa huomioida, jotta hankinta ei epäonnistu. Hän haluaa ehkä kuulla, millaiset vaatimukset ovat markkinan näkökulmasta järkeviä ja millaiset voisivat rajata tarjoajia turhaan pois.
Jos pystyt auttamaan tässä, rakennat uskottavuutta paljon paremmin ja kestävämmin kuin amerikkalaisittain sanottuna ”show up and throw up” -menetelmällä, jossa ilmestytään paikalle ja pidetään monologina kalvosulkeiset hirveällä tahdilla.
Hyvä osallistuminen markkinavuoropuheluun voi olla esimerkiksi sitä, että kerrot selkeästi, millaisia toteutusvaihtoehtoja hankinnassa voisi olla, mitä eroja niillä on ostajan näkökulmasta, millaiset valinnat vaikuttavat hintaan, aikatauluun, laatuun tai käyttöönoton onnistumiseen. Voit nostaa esiin riskejä, joita ostaja ei ehkä ole vielä huomannut ja miten niitä käsitellään.
Erityisen hyödyllistä on tuoda kokemusta muista vastaavista hankinnoista: Jos olette olleet jo toteuttamassa vastaavia hankintoja toisilla alueilla, toisissa organisaatioissa tai yksityisellä sektorilla, voit kertoa, mitä niissä on opittu, mitkä käytännöt ovat toimineet, missä on tullut haasteita ja mihin kannattaa varautua ja niin edelleen.
Ostajan ei tarvitse tietää kaikkea markkinasta etukäteen. Ei kukaan voi olla niin valistunut ja vielä vaikeampaa on ennustaa tilannetta 3-5 vuoden päähän. Mitä isommista ja monimutkaisemmasta hankinnasta on kyse niin sitä joudutaan suunnittelemaan jopa kymmenien vuosien aikajänteellä. Tämän takia markkinavuoropuhelu on niin tärkeää molemmin puolin: Se antaa hankintayksikölle mahdollisuuden kuulla toimijoita, jotka puolestaan seuraavat oman alansa kehitystä, uusia ratkaisuja ja käytännön toteutusten onnistumisia ja epäonnistumisia.
Markkinavuoropuhelussa voi myös tuoda esiin uusia innovaatioita tai uusia ratkaisuja vanhoihin ongelmiin. Tämä on tärkeää erityisesti sellaisilla aloilla, joissa teknologia, toimintamallit tai palvelut kehittyvät nopeasti. Jos hankintayksikkö käyttää vanhaa tapaa määritellä hankinnan kohde, se ei välttämättä saa markkinasta irti parhaita vaihtoehtoja tulevaisuutta silmällä pitäen.
Totta kai yrityksesi haluaa voittaa kauppaa. Se on ihan selvää ja sen takia tätä tehdään. Mutta markkinavuoropuhelussa paras tapa edistää omaa asemaa ei ole se, että yrität saada kaiken näyttämään juuri omalta ratkaisultasi. Paras tapa on olla hyödyllinen, selkeä ja luotettava keskustelukumppani, koska sellaisen toimijan viesti jää mieleen.
Tärkeää on muistaa myös, että jos markkinavuoropuhelu toteutetaan kirjallisina kysymyksinä niin vastaa niihin yhtä huolellisesti kuin vastaisit tärkeään tarjouspyyntöön. Älä ajattele, että kyse on vain alustavasta kyselystä, koska juuri näiden vastausten perusteella ostaja muodostaa käsitystä markkinasta, vaihtoehdoista ja mahdollisista vaatimuksista.
Kirjallisissa vastauksissa kannattaa olla täsmällinen, konkreettinen ja hyödyllinen. Jos kysytään, onko jokin vaatimus realistinen, älä vastaa vain kyllä tai ei vaan kerro miksi. Jos jokin vaatimus nostaa hintaa kohtuuttomasti, selitä millä tavalla. Jos jokin rajaus mielestäsi vähentää kilpailua ja jättää tarjoajia ulkopuolelle niin sano se asiallisesti. Jos markkinassa on useita toteutusmalleja, kuvaa ne ymmärrettävästi. Itse olen huomannut, että tarjouspyynnöt ovat kehittyneet siihen suuntaan, että niissä otetaan huomioon kaikenlaiset poikkeuksien poikkeuksetkin, jotka helposti nostavat tarjoushintaa, ja peräänkuulutankin sen kuuluisan maalaisjärjen käyttöä myös tarjouksen tekijältä.
En jättäisi missään tapauksessa tilaisuutta markkinavuoropuheluun käyttämättä.
Jos haluat pohtia, miten teidän yrityksenne voisi valmistautua markkinavuoropuheluihin paremmin ja käyttää ne osana julkisen sektorin myyntiä fiksummin, voit varata maksuttoman sparrausajan ja ottaa yhteyttä joko suoraan tai sivujeni yhteydenottolomakkeen kautta.