Referenssikeskustelua ei voi välttää, kun puhutaan julkisista hankinnoista. Eikä tietenkään pidäkään välttää, kyseessä kuitenkin yksi mielenkiintoisimmista ja eniten tunteita herättävistä aiheista. Olen aikaisemminkin blogeissa viitannut referensseihin, joten tässä pitempi kirjoitus. Tämä on kahdeksas osa kymmenosaisesta blogitekstin sarjastani.
Julkisissa hankinnoissa referenssillä tarkoitetaan tarjoajan aikaisempaa, hankinnan kohdetta vastaavaa kokemusta. Referenssien avulla hankintayksikkö arvioi, onko tarjoajalla riittävä tekninen ja ammatillinen pätevyys toteuttaa kyseinen hankinta.
Referenssi voi olla soveltuvuusvaatimus , jolloin tarjoajalta edellytetään tiettyä vähimmäiskokemusta, tai vertailuperuste , jolloin referenssien laatu tai laajuus vaikuttaa tarjousten pisteytykseen.
Referenssit ovat yksi julkisten hankintojen kiistellyimmistä ja samalla hankalimmista elementeistä. Referenssivaatimukset voivat olla täysin perusteltuja, järkeviä ja ostajan riskienhallinnan kannalta välttämättömiä. Samalla ne voivat sulkea hyviä yrityksiä kilpailutuksen ulkopuolelle jo ennen kuin niiden varsinaista osaamista, ratkaisua tai hintaa päästään edes arvioimaan. Tässä on julkisten hankintojen yksi isoimmista jännitteistä.
Ostajalla on tietenkin oikeus varmistaa, että toimittaja pystyy toteuttamaan sen, mitä ostaja on hankkimassa. Erityisesti, kun hankinta on kallis, laaja tai toiminnoille kriittinen kuten ne yleensä ovat, ostajan pitää pyytää näyttöä siitä, että tarjoaja on aiemminkin onnistunut vastaavissa toimituksissa. Julkisilla varoilla ei pidä tehdä päätöksiä ja ostaa sokkona tai pelkän hyvän myyntipuheen perusteella, vaikka allekirjoittanutkin on joskus tämmöistä haaveillut.
Sitten seuraakin keskustelu millaisia todisteita toimittajan kyvyistä vaaditaan ja mihin rajat vedetään. Mikä on riittävästi?
”Referenssivaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja olla oikeasuhteisia”. Lauseen ensimmäinen osa lienee selvä, mutta oikeasuhtainen onkin heti mielenkiintoisempi termi.
Hankintayksiköllä on paljon harkintavaltaa siinä, millaisia soveltuvuusvaatimuksia se tarjoajille asettaa. Referenssivaatimukset voivat koskea esimerkiksi toimitusten määrää, arvoa, laajuutta, kohderyhmää, toimialaa, ajankohtaa, teknistä sisältöä tai asiakastyyppiä, mutta joskus referenssivaatimukset ovat niin tiukkoja tai niin spesifejä, että ne herättävät kysymyksiä.
- Onko referenssivaatimus oikeasti tarpeellinen hankinnan onnistumisen kannalta?
Vai
- Rajaako se tarjoajia enemmän kuin olisi perusteltua?
Hyvin yleinen vaatimus yhä vieläkin on, että vaaditaan näyttöä vastaavasta toimituksesta nimenomaan julkisen sektorin toimijoille. Hyvä kysymys tässä yhteydessä on: Miksi?
Jos yritys on toimittanut vastaavan palvelun tai ratkaisun vaativalle yksityisen sektorin asiakkaalle, miksi se ei osoittaisi osaamista? Miksi julkinen asiakas olisi ainoa kelvollinen näyttö? Miksi kokemuksen arvo määrittyisi asiakkaan juridisen luonteen mukaan eikä toimituksen sisällön, laajuuden ja vaativuuden mukaan? Onko vaatimus siis oikeasuhtainen?
Totta kai on tilanteita, joissa julkisen sektorin erityispiirteet ovat olennaisia ja silloin onkin perusteltua vaatia kokemusta vastaavasta toimintaympäristöstä. Mutta jos hankinnan ydin on esimerkiksi asiantuntijapalvelu, tekninen ratkaisu, ohjelmisto, laite, ylläpito tmv., jota on toimitettu yhtä vaativiin yksityisiin ympäristöihin, niin referenssivaatimus voi sulkea markkinasta hyviä vaihtoehtoja ulos.
Jos julkisissa hankinnoissa halutaan aidosti lisää kilpailua, saada uusia toimijoita ja pk-yrityksiä mukaan, tähän pitäisi kiinnittää paljon huomiota.
Sama keskustelu koskee liikevaihtovaatimuksia.
Liikevaihtovaatimuksella ostaja pyrkii varmistamaan, että toimittajalla on riittävät taloudelliset edellytykset toteuttaa hankinta. Tämäkin on ymmärrettävää: hankinta on suuri ja sopimuskausi pitkä, ja ostaja haluaa vähentää riskiä siitä, ettei toimittaja pystyisikään suoriutumaan hankinnasta.
Liikevaihtovaatimuksella voidaan myös rajata pienempiä yrityksiä tehokkaasti pois kilpailutuksista. Teoriatasolla puhutaan paljon siitä, että julkisten hankintojen pitäisi olla helpommin saavutettavia myös pienemmille yrityksille, mutta jos tarjouspyynnössä asetetaan kovin korkea liikevaihtovaatimus, moni pätevä mutta pieni yritys ei pääse edes tarjoamaan. Silloin kaunis puhe pk-yritysten mahdollisuuksista ei kohtaa käytäntöä.
Tässä kohtaa on tärkeää muistaa, että liikevaihtovaatimuksen pitää olla perusteltu. Sen pitää olla suhteessa hankinnan kokoon, riskiin ja tavoitteeseen. Se ei saa olla vain varmuuden vuoksi asetettu korkea rima, joka tuntuu ostajasta turvalliselta, mutta rajaa kilpailua tarpeettomasti.
Markkinaoikeus on linjannut, että liikevaihtovaatimuksen on oltava perusteltu. Esimerkiksi yli miljoonan euron liikevaihtovaatimus voi olla kyseenalainen, jos se ei vastaa hankinnan todellista riskiä ostajalle. Olennaista ei siis ole vain se, että vaatimus kuulostaa ostajasta turvalliselta, vaan se, että sille on hankinnan näkökulmasta järkevä peruste.
Yrityksen näkökulmasta tämä edellä kirjoitettu tarkoittaa sitä, että tarjouspyyntöjä ei kannata lukea passiivisesti. Kun vastaan tulee referenssivaatimus tai liikevaihtovaatimus, joka tuntuu suhteettomalta, sitä kannattaa pysähtyä arvioimaan. Onko vaatimus oikeassa suhteessa hankinnan kokoon ja onko se perusteltavissa? Sulkeeko se tarpeettomasti ulos yrityksiä, jotka voisivat toimittaa tai toteuttaa hankinnan?
Tässä tullaan taas kysymysten merkitykseen, joista kirjoitin edellisessä tekstissäni.
Jos tarjouspyyntö vaikuttaa epäselvältä tai suhteettomalta, älä jää vain harmittelemaan. Kysy. Kysy, hyväksytäänkö vastaavat yksityiselle sektorille tehdyt toimitukset. Kysy, voiko referenssi olla osa laajempaa kokonaisuutta. Muista, että referenssin voi todentaa ryhmittymän tai voimavara-alihankkijan avulla, jos tarjouspyyntö ja hankinnan ehdot sen mahdollistavat.
Kaikkiin kysymyksiin ei tietenkään saa haluamaansa vastausta. Mutta jos et kysy, vastaus on käytännössä jo ei.
Tässä kohtaa muutama lause ryhmittymistä ja voimavara-alihankinnasta, koska ne unohtuvat luvattoman helposti.
Tarjouspyyntöjä lukiessa pitäisi aina miettiä, voisiko tässä yhteydessä hyödyntää yhdessä tarjoamisen mahdollisuutta. Jos pienellä yrityksellä on vahvaa erityisosaamista, mutta se ei yksin täytä liikevaihtovaatimusta tai kaikkia referenssivaatimuksia, yhteistyö toisen yrityksen kanssa voi avata toisen, helpomman polun osallistumiselle.
Ryhmittymänä tarjoaminen ei ole mikään läpihuutojuttu, Aina se vaatii jonkun vetäjän ja hankintaan liittyvät vastuut, roolit, sopimukset ja toteutuksen johtaminen pitää miettiä kunnolla. Kuitenkin se on täysin relevantti vaihtoehto, jonka ei soisi unohtuvan.
Sama koskee voimavara-alihankintaa. Tietyissä tilanteissa tarjoaja voi tukeutua toisen toimijan voimavaroihin soveltuvuusvaatimusten täyttämisessä. Tämäkin vaatii huolellisuutta ja koordinointia, mutta on erittäin tärkeä mahdollisuus yrityksille, jotka muuten jäisivät automaattisesti ulos tarjouskierrokselta.
Ongelma on, että moni yritys ei tunne tai ei tule ajatelleeksi näitä vaihtoehtoisia keinoja. Tarjouspyyntöjä usein luetaan niin, että jos oma yritys ei yksin täytä vaatimuksia, osallistuminen jätetään sikseen. Ei yksinkertaisesti hoksata yhteistyön tarjoamia mahdollisuuksia.
En sano, että jokaiseen kilpailutukseen pitää lähteä väkisin. Ei pidä. Tarjouksen teko on yrityksille kallista puuhaa, sillä se sitoo työvoimaa, joka muuten tekisi laskutettavaa työtä.
Kun vaatimukset eivät täyty, aikataulu on mahdoton, hankinta ei sovi strategiaan tai ole muuten kannattava, on fiksua jättää tarjoamatta. Päätöksen kuitenkin pitäisi perustua ymmärrykseen, ei oletukseen. Julkiset hankinnat tarjoavat todella hyviä mahdollisuuksia nostaa yrityksen liikevaihtoa, joten olisi hölmöä jättää tilaisuus käyttämättä köykäisin perustein.
Referenssien ja liikevaihtovaatimusten kohdalla yrityksen kannattaa rakentaa oma tekeminen kuntoon hyvissä ajoin. Referenssejä pitää kerätä, dokumentoida ja päivittää jatkuvasti. Niitä ei kannata alkaa etsiä hädissään vasta silloin, kun tarjousten tekoaika on meneillään. Referenssilistan ei koskaan pitäisi olla muistinvarainen vaan aktiivisesti päivitettävä tiedosto, johon kaikilla asiaankuuluvilla henkilöillä on pääsy ja päivitysvelvollisuus.
Hyvä referenssilista kertoo vähintään, mitä toimitettiin, kenelle, milloin, missä laajuudessa, millä arvolla ja tuloksilla sekä ketkä olivat yhteyshenkilöt. Lisäksi kannattaa miettiä, millaisiin tuleviin oman alan hankintoihin kukin referenssi sopii. Onko kyse palvelusta, teknologiasta, käyttöönotosta, ylläpidosta, jatkuvasta palvelusta vai mistä?.
Samalla kannattaa miettiä etukäteen mahdollisia kumppanuuksia, erityisesti jos etukäteen jo aavistatte, että liikevaihtovaatimusten kanssa olette siinä rajoilla. Keiden kanssa voisimme tarjota yhdessä, jos hankinta on meille yksin liian suuri? Kenen referenssit täydentäisivät meidän osaamistamme? Kenen kanssa yhteistyö olisi uskottavaa myös ostajan näkökulmasta?
Nämäkin keskustelut pitää käydä ajoissa eikä viimeisenä tarjousviikkona.
Muista siis tämä: Jos julkinen sektori on yrityksellenne kiinnostava markkina, referenssit ja kumppanuudet ovat osa myyntikyvykkyyttä. Ne eivät ole hallinnollisia liitteitä tarjousvaiheessa vaan rakenteita, jotka joko mahdollistavat tai estävät osallistumisen.
Jos haluat kumppanin pohtimaan, miten teidän yrityksenne voisi valmistautua julkisiin kilpailutuksiin paremmin, laittaa referenssit kuntoon tai kuulla lisää yhteistyömalleista, ota minuun yhteyttä joko suoraan tai sivujeni yhteydenottolomakkeella.
Kun haluat tutustua julkisten hankintojen maailmaan niin voit ostaa minulta julkisten hankintojen peruspaketin https://www.myyntikoulutukset.fi/julkisten-hankintojen-perusteet/
Tai jos yrityksesi on jo osallistunut tarjouskierroksiin ja haluatte sparrailla myyntiosaamistanne niin tässäpä teille napakka kokonaisuus: https://www.myyntikoulutukset.fi/kuinka-myydaan-julkiselle-sektorille/
Jos haluat pohtia, miten teidän yrityksenne voisi tehdä tätä suunnitelmallisemmin ja rakentaa vahvempaa asemaa julkisen sektorin asiakkaiden parissa, voit varata maksuttoman sparrausajan tai ottaa yhteyttä sivujeni kautta: www.myyntikoulutukset.fi