Kieltämättä itsellänikin tulee mieleen ensimmäisenä miljoonahankinnat, kun puhutaan julkisista hankinnoista eli hankintojen koko on sitä luokkaa, että mukana ovat isot toimijat ja joissa pienemmät yritykset eivät pääse edes lähtöviivalle.
Ymmärrän siis hyvin, miksi monet pienemmät yrittäjät eivät pidä julkissektoria lainkaan itselleen relevanttina asiakkaana.
Onneksi tämä ei ole koko totuus, sillä pienhankinnat ovat todella monelle yritykselle unohdettu ja alihyödynnetty mahdollisuus. Pienhankinta on julkinen hankinta, jonka ennakoitu arvo alittaa hankintalain kansallisen kynnysarvon ja johon ei yleensä sovelleta hankintalain mukaista kilpailutusmenettelyä ainakaan tiukasti.
Pienhankintoja tehdään vuosittain valtavilla summilla: Arvioiden mukaan noin 13 miljardin euron arvosta vuodessa, ja pienhankinnat muodostavat noin 42 prosenttia kaikista julkisista hankinnoista. Tämä on niin iso luku, että sen äärelle kannattaa hetkeksi pysähtyä ajattelemaan.
Julkinen sektori ei siis osta vain suuria kokonaisuuksia monivuotisilla sopimuksilla. Se ostaa myös pienempiä palveluita, tuotteita, asiantuntijatyötä, koulutuksia, välineitä, kehittämistä, konsultointia ja erilaisia paikallisia ratkaisuja. Näissä pienemmillä yrityksillä on paljon annettavaa.
Vaikka juuri kirjoitin, että pienhankintoihin ei sovelleta samanlaista kilpailutusmenettelyä kuin suurempiin hankintoihin niin pienhankintojakaan ei tehdä miten tahansa. Julkisen sektorin pitää edelleen toimia asiallisesti, tasapuolisesti ja järkevästi, mutta kilpailutusprosessi on kevyempi. Kunnilla ja kaupungeilla on oma hankintaohjeistuksensa, jonka mukaan ne toimivat.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tarjouksia voidaan pyytää suoraan muutamalta yritykseltä. Hankinta voi näkyä kunnan omien sivujen hankintakalenterissa, Tarjouspalvelussa https://tarjouspalvelu.fi/ tai jossain muussa kanavassa. Joskus hankintayksikkö tai toimiala ottaa suoraan yhteyttä yrityksiin, joiden se tietää voivan toimittaa tarvittavan palvelun tai tuotteen.
Edellisessä kappaleessa tulikin mainittua myynnin kannalta todella tärkeä kohta: jos ostaja ei tiedä, että yrityksesi on olemassa, sinulta ei pyydetä tarjousta. Tämä on aika selvä, mutta monelle aika epämukava tieto, sillä pienhankinnoissa näkyvyys ja tunnettuus voivat olla ratkaisevia tekijöitä. Kun kyseessä on arvoltaan pienehkö, paikallinen tai nopeasti tarvittava hankinta, ostaja ei välttämättä tee laajaa markkinakartoitusta. Hän voi kysyä tarjouksia niiltä toimijoilta, jotka ovat hänelle tuttuja, löytyvät Googlella helposti tai ovat olleet aiemmin esillä oikeissa yhteyksissä.
Kuulostaa ehkä epäreilulta, mutta ei ole sitä. Tarkoitan tällä sitä, että yrityksen pitää tehdä itsensä löydettäväksi ja tunnetuksi eli pääsemme takaisin aktiivisen myyntityön merkitykseen.
Jos myyt esimerkiksi koulutuksia, asiantuntijapalveluita, työhyvinvointiin liittyviä palveluita, viestintää, korjauspalveluita, pienlaitteita, konsultointia, tapahtumatuotantoa, valmennuksia tai muuta julkiselle sektorille sopivaa ratkaisua, pienhankinnat voivat olla erittäin kiinnostava tilaisuus.
Yksi tärkeä syy osallistua pienhankintoihin on referenssien kerääminen, josta kirjoitin blogisarjan edellisessä osassa. Samalla kun yrityksesi saa tärkeää kokemusta julkisesta sektorista niin onnistunut toimitus toimii teille myös referenssinä tulevia tarjouspyyntöjä silmällä pitäen.
Erityisen tärkeää tämä on niille yrityksille, jotka haluavat päästä myymään julkiselle sektorille, mutta joilta puuttuu vielä julkisen puolen kokemusta. Jos isommissa kilpailutuksissa vastaan tulee vaatimus aiemmista julkisista toimituksista, pienhankinnat voivat olla yksi tapa alkaa rakentaa tätä kokemusta.
Mistä pienhankintoja löytää?
Ensimmäinen paikka on usein oman kunnan tai kaupungin verkkosivut. En ole kaikkien kuntien verkkosivuja käynyt läpi, mutta voinen turvallisesti sanoa, että ainakin suurimmalla osalla kunnista on hankintoihin liittyviä sivuja, joilla kerrotaan tulevista kilpailutuksista, pienhankinnoista, hankintaohjeista ja yhteyshenkilöistä. Näitä sivuja kannattaa seurata, jos haluat myydä paikallisesti.
Edelliseen liittyen toinen hyödyllinen termi on hankintakalenteri, joka myös löytyy organisaation omilta verkkosivuilta. Hankintakalenterin avulla ostaja avaa hankintasuunnitelmaansa, mitä on suunniteltu hankittavan ja milloin. Saat siis näkyvyyttä tuleviin hankintoihin ennen kuin varsinainen tarjouspyyntö julkaistaan. Kun olet ajoissa liikkeellä, on tulevien hankintojen seuraaminen tärkeämpää kuin pelkkä julkaistujen tarjouspyyntöjen vahtiminen.
Kolmas kanava on Tarjouspalvelu https://tarjouspalvelu.fi. Sen peitto on todella hyvä ja hakusanalla ”Pienhankinta” tarkastellaksesi mitä juuri nyt hankitaan. Varmistakaa siis, että järjestelmän käyttö on tuttua jo ennen kuin kiire iskee. Tietysti on olemassa vielä Hilma, https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/ , mutta Hilmassa julkaistavien pienhankintojen määrä on varsin pieni. Tätä kirjoittaessani Tarjouspalvelusta sain 11 tulosta ja Hilmasta vain 2 tulosta hakusanalla ”pienhankinta”.
Neljäs ja usein tärkein kanava on suora yhteys hankintayksikköön tai toimialaan.
Tarkoitan taas aivan tavallista myyntityötä: esittäydyt, kerrot mitä yrityksesi tekee ja selvität, miten kyseinen organisaatio hankkii sinun alasi palveluita tai tuotteita. Voit kysyä, mistä pienhankintoja kannattaa seurata, onko käytössä toimittajarekisteriä tai miten muuten yrityksesi voi tulla huomioiduksi, kun tarjouksia pyydetään.
Pienhankinnoissa korostuu myös se, että yrityksen perusviestinnän pitää olla kunnossa. Ensimmäinen kysymys on tietysti se löytääkö kukaan verkkosivuillenne ja jos ostaja sinne päätyy, niin ymmärtääkö hän nopeasti, mitä teette? Löytyykö referenssejä tai esimerkkejä? Onko yhteydenotto helppoa? Käykö ylipäätään ilmi, että pystytte palvelemaan julkista sektoria?
Kun ostaja aikapaineessa etsii nopeasti kolmea mahdollista toimittajaa, epäselvä verkkosivu voi pudottaa yrityksesi pois jo ennen yhteydenottoa yksinkertaisesti siksi, ettei ole aikaa pitkään tutustumiseen. Kuten B2B-asiakkaidenkin kanssa, yrityksesi pitää tehdä ostajan työ helpoksi. Näytä selkeästi, mitä tarjoat, millaisiin tarpeisiin ratkaisu sopii, missä olet onnistunut ja ennen kaikkea tee yhteydenotto helpoksi! Näytä, jos yritykselläsi on jo kokemusta kunnista, hyvinvointialueilta, oppilaitoksista tai muista julkisista organisaatioista.
Ja jos kokemusta julkiselta sektorilta ei vielä ole, tuo esiin vastaavaa kokemusta muualta. Ostajan näkökulmasta mahdollisimman pieni riski on erittäin tavoiteltava ominaisuus.
Pienhankinnat voivat olla myös hyvä tapa harjoitella julkisen sektorin myyntiä. Seuraa siis oman ja lähikuntien sivuja, tutustu hankintakalentereihin ja ota Tarjouspalvelu haltuun. Ole yhteydessä hankintayksikköön ja toimialoihin ja kerro niille selkeästi, missä voit auttaa. Rakenna referenssejä ja kokemusta askel kerrallaan.
Kun haluat tutustua julkisten hankintojen maailmaan niin voit ostaa minulta julkisten hankintojen peruspaketin https://www.myyntikoulutukset.fi/julkisten-hankintojen-perusteet/
Tai jos yrityksesi on jo osallistunut tarjouskierroksiin ja haluatte sparrailla myyntiosaamistanne niin tässäpä teille napakka kokonaisuus: https://www.myyntikoulutukset.fi/kuinka-myydaan-julkiselle-sektorille/
Jos haluat pohtia, miten teidän yrityksenne voisi tehdä tätä suunnitelmallisemmin ja rakentaa vahvempaa asemaa julkisen sektorin asiakkaiden parissa, voit varata maksuttoman sparrausajan tai ottaa yhteyttä sivujeni kautta: www.myyntikoulutukset.fi